E-mails, telefonemas, encontros e mais reuniões. O ritmo do ambiente de vendas é acelerado e, muitas vezes, pode ser difícil encontrar tempo para fazer tudo o que precisa ser feito. Então, se você é um profissional de vendas ou gestor, deve saber bem o quanto é desafiador manter a produtividade em vendas acima da média.
Estatísticas indicam que os vendedores gastam apenas um terço do dia conversando com clientes em potencial. Enquanto isso, eles gastam em média 21% do dia enviando e-mails, 17% digitando dados, outros 17% do tempo prospectando leads e 12% agendando ligações.
Mas o que é, de fato, a produtividade em vendas? Como saber se minha equipe tem potencial de ser mais produtiva e quais as formas práticas de melhorar a performance? Você vai descobrir isso neste conteúdo.
- O que é a produtividade em vendas?
- Como saber se minha equipe pode ser mais produtiva?
- Conheça os 4 pilares da produtividade em vendas
- Como aumentar a produtividade em vendas? 8 dicas para melhorar o desempenho da equipe
O que é a produtividade em vendas?
Produtividade em vendas é utilizar ferramentas e recursos, reduzindo-se o tempo e custos associados às atividades e, assim, atingir resultados relevantes de negócios. Parece fácil, não é? Apesar disso, muitas empresas ainda associam a produtividade aos resultados obtidos, ignorando o processo até alcançá-los.
Pense conosco: se você tem uma empresa e, no último trimestre, ela triplicou as vendas, você acha que ela necessariamente aumentou sua produtividade? Em alguns casos, o aumento de vendas está envolvido com novos investimentos em contratação, marketing ou pagamento de horas extras.
Nesse caso, se o investimento foi maior, o aumento de vendas esperado deveria seguir a mesma proporção. Por isso, considerar apenas os resultados como um fim em si mesmos é uma forma errônea de compreender a produtividade em vendas.
Como saber se minha equipe pode ser mais produtiva?
Setores que atuam com negócios B2B tendem a sofrer pressão por resultados e enfrentam desafios para acelerar as vendas e superar as metas estipuladas. Com isso, observar a equipe de vendas é uma forma de dar os primeiros passos rumo à otimização dos recursos e tarefas.
Confira os principais pontos a serem notados:
- Leads que não estão maduros o suficiente chegando ao comercial (ações de marketing atraindo leads não qualificados);
- Falta de definição das ações mensais e semanais do profissional de vendas;
- Ausência de um processo de vendas;
- Falta de KPIs (Indicadores Chave de Performance);
- ROI (Retorno sobre o investimento) negativo;
- Pouco investimento de tempo em capacitação do time;
- Muito tempo gasto respondendo e-mails;
- Atuação em questões de pós-venda ou suporte ao cliente.
Conheça os 4 pilares da produtividade em vendas
Melhorar a produtividade em vendas é o que toda empresa busca, porém, não se trata de um objetivo simples. Diversas ações podem influenciar positivamente na produtividade e, para reduzir os riscos, existem 4 pilares que sustentam todas as ações — e eles devem ser considerados na sua estratégia.
1. Pessoas
Este pilar diz respeito aos vendedores e suas competências. Responda às perguntas: Qual é o perfil necessário desse profissional para conduzir as ações no dia a dia? Qual é o volume médio de vendas dos melhores vendedores da equipe? Esses resultados variam muito entre si?
O gestor de vendas é a pessoa responsável por descobrir essas respostas e, a partir delas, ser o agente motivador da equipe para levá-la à sua máxima capacidade — levando-a também, é claro, a um melhor resultado de produtividade em vendas.
2. Processos
O processo de vendas envolve um conjunto de regras e ações que orientam e conduzem a equipe de vendas a desempenhar as suas atividades rotineiras com mais agilidade e eficiência. Apesar de essencial, essa rotina ainda não é realidade em muitas companhias, gerando certa confusão de identidade entre vendedores.
A responsabilidade dos gestores e diretores da empresa é proporcionar um processo de vendas claro, como um caminho a ser seguido. Quando isso não ocorre, os vendedores acabam tomando decisões subjetivas que não agregam.
Agora, me responda: como rastrear a produtividade em vendas quando não é possível medir sequer as rotinas da empresa? Nesse sentido, para facilitar as atividades, os métodos de vendas ajudam a orientar esse caminho e dão corpo a esse processo, trazendo ainda outras vantagens:
- Melhora da gestão da equipe de vendas;
- Mais organização e, com isso, otimização de tempo das atividades;
- Maior produtividade;
- Maior controle sobre todo o processo comercial.
E não se esqueça que a construção do funil de vendas também é parte muito importante do processo comercial. A respeito disso, leia este artigo sobre como montar um funil de vendas eficiente!
3. Gestão
Você já entendeu que um time de vendas precisa contar com pessoas competentes e que o processo de vendas é importante para conduzi-las ao sucesso. Agora, vamos falar de quem é responsável por tornar tudo isso possível: a gestão.
O líder desempenha importante papel para conduzir as pessoas e os processos rumo a resultados expressivos. Ele deve ser capaz de mapear boas oportunidades, analisar resultados e construir estratégias.
Para isso, ele precisa planejar e medir KPIs de vendas, definir métodos e estar próximo ao time, a fim de ser o primeiro a identificar as falhas e gargalos na operação. Sorte que, hoje em dia, ele pode contar com ferramentas de gestão que o auxiliam nas tarefas mais repetitivas — como aquelas que envolvem relatórios e planilhas.
4. Tecnologia
Por fim, não poderíamos falar sobre produtividade em vendas sem lembrar do pilar tecnológico. Além dos recursos básicos que nós já conhecemos, como o computador e e-mail, existem outros recursos, como a ferramenta de automação de marketing e CRM de vendas, que transformam a vida desses profissionais.
Mas, calma, temos um spoiler: vamos falar mais sobre essas ferramentas a seguir, incluídas nas dicas para você aumentar a produtividade em vendas. Confira!
Como aumentar a produtividade em vendas? 8 dicas para melhorar o desempenho da equipe
Aqui estão 8 dicas para melhorar a produtividade da equipe de vendas:
- Descubra o que tira o seu foco
- Organize (e utilize sempre) a agenda
- Controle o fluxo de e-mails
- Defina metas e estabeleça prioridades
- Elabore um discurso de vendas matador – mas objetivo
- Utilize ferramenta de automação de marketing
- Automatize o CRM de vendas
- Faça avaliações constantes
1. Descubra o que tira o seu foco
Tanto o trabalho remoto como o presencial oferecem distrações que podem tirar o foco da rotina diária. Coisas aparentemente bobas, como a qualidade da conexão da internet e as paradinhas para o café na copa, podem representar prejuízos.
Isso sem contar as espiadinhas no celular, de hora em hora, que acabam consumindo muitos minutos do dia, não é? E depois, lá vai mais um tempinho até recuperar a concentração da atividade anterior…
Ah, e não podemos falar de foco sem pensar no sono. Especialistas em neurociência afirmam que noites de sono mal dormidas oferecem inúmeros prejuízos de curto a longo prazo — e isso inclui a falta de foco.
Por isso, antes de pensar em adotar práticas e ferramentas “milagrosas” para se manter focado, descubra quais hábitos prejudicam seu foco e regule o seu sono. Além disso, tire proveito do seu relógio biológico e deixe as atividades que demandam mais foco e energia mental para o horário onde você está mais ativo.
2. Organize sua agenda
O dia a dia de todo profissional de vendas envolve surpresas e tarefas imprevisíveis. Para não ficar refém dos imprevistos e viver apagando incêndios, sem conseguir se dedicar às prioridades, organize uma agenda — seja ela física ou online.
Seja específico e, além de listar as demandas, defina os horários e determine o tempo que você imagina que levará para executar cada atividade. Isso pode ajudar a reduzir a ansiedade e te deixar mais tranquilo para tocar as atividades da rotina.
Acredite: sem agenda, uma rotina não é capaz de se sustentar e, com isso, a produtividade em vendas se torna impossível. Pense no seu cérebro como um computador que, na medida em que a memória fica cheia, precisa de um HD externo. A agenda é o HD externo do seu cérebro.
As demandas podem ser estabelecidas no começo da semana, com um horário sendo reservado especialmente para isso. Ferramentas como o Google Agenda, Microsoft Calendar, Trello ou Evernote poderão te dar uma boa força.
3. Controle o fluxo de e-mails
Determine momentos específicos do dia para checar os e-mails e respondê-los. O ideal é que o horário seja fixo, mas isso vai depender da sua rotina, podendo ser o começo da manhã, início da tarde ou final do expediente. Veja qual é o melhor momento que se encaixa na sua realidade!
E não se esqueça de deixar as pessoas que trabalham com você cientes dos horários. Assim, elas têm mais previsibilidade e os fluxos não são impactados – e você só precisará sair da rotina se uma urgência acontecer.
Para garantir produtividade em vendas, esta valiosa dica também vale para os outros meios em que você se comunica no dia a dia — como o WhatsApp.
4. Defina metas e estabeleça prioridades
Defina metas aplicáveis, que sejam possíveis de serem alcançadas. Elas precisam motivar a equipe de vendas, e não induzi-las ao sentimento de fracasso; portanto, precisam estar sobre uma base de decisão coerente e orientadas pela expertise da gestão de vendas.
Mas como garantir que o mais importante será feito primeiro? As listas de prioridade colaboram muito neste ponto e existem ferramentas e metodologias que oferecem um apoio muito interessante. A escolha da ferramenta ideal deverá ser feita de acordo com o perfil do negócio – e/ou com o perfil da equipe de vendas.
5. Elabore um discurso de vendas matador
Em tempos de rotinas aceleradas, saber conduzir uma reunião em menos tempo é o diferencial que pode colocar vendedores em outro patamar. Nesse sentido, a produtividade em vendas acaba exigindo reuniões com duração de meia hora, por exemplo, em vez das longas reuniões de uma hora ou mais.
Nesse tempo, o discurso do vendedor precisa ser objetivo, porém, bom e convincente o bastante para evoluir a negociação com o cliente. Lembre-se de que a ideia aqui não é cortar o tempo em que o cliente fala sobre suas necessidades, mas o tempo em que você fala sobre o serviço ou produto que está vendendo.
6. Utilize ferramenta de automação de marketing
Agora, vamos voltar ao tópico da tecnologia, que já adiantamos lá atrás. Hoje em dia, ferramentas de automação ajudam equipes a eliminar processos manuais e, assim, ganhar mais produtividade e agilidade em vendas.
A ferramenta de automação de marketing facilita as ações de marketing digital de uma empresa, acelerando os resultados. Ações como captação e qualificação de leads e envio de e-mail marketing com poucos cliques colaboram muito com a rotina da equipe, facilitando as tarefas operacionais.
7. Automatize o CRM de vendas
De acordo com o Brainshark, as empresas que usam tecnologias competentes foram em média 57% mais eficazes no treinamento e desenvolvimento de vendas do que empresas usuárias de tecnologias menos eficientes.
Com isso, a sua produtividade em vendas também dependerá de um bom CRM. Esta medida é cada vez mais indispensável em uma empresa, pois ajuda na gestão do funil de vendas e controle de metas, além de oferecer outras ferramentas que melhoram o resultado do time, mantendo-o sempre em alta performance.
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8. Faça avaliações constantes
Por fim, não se esqueça de fazer testes constantes para validar se as práticas que visam a produtividade em vendas estão sendo efetivas. Essa frequência de testes e monitoramento permite compreender o que poderá ser aprimorado e, assim, garantir o contínuo avanço para a alta performance da equipe de vendas!
