Depois de investir em um sistema CRM, a última coisa que o gestor de vendas deseja é que essa ferramenta não seja utilizada pela equipe de vendas. A resistência da equipe de vendas, no entanto, é um problema muito comum quando falamos sobre sistema CRM. Além disso, adotar um novo sistema de CRM e apenas dizer aos vendedores para usá-lo, muitas vezes não é o suficiente para incentivar a adoção.
Por isso, o ideal é envolver a equipe de vendas durante o processo de escolha de um sistema CRM, adaptar a ferramenta ao processo de vendas atual, fornecer treinamentos e incentivar o uso através de recompensas.
Neste artigo, você vai conhecer algumas formas de motivar a equipe de vendas a usar o sistema CRM na sua empresa, e garantir que você obtenha as melhorias de produtividade e eficiência desejadas.
- Escolha o sistema CRM certo
- Entenda porque sua equipe de vendas não usa o sistema CRM
- Como motivar a equipe de vendas a usar o sistema CRM?
1. Escolha o sistema CRM certo
Escolher o sistema CRM certo é o primeiro passo e também o mais importante. Muitas vezes, a falta de engajamento da equipe no uso do sistema CRM começa porque o sistema adotado pela empresa é muito difícil de usar ou não atende as necessidades dos vendedores.
Por isso, é importante escolher um sistema CRM completo e fácil de usar, com os recursos necessários para atender as necessidades da empresa. Ao escolher um sistema CRM, a empresa precisa considerar aquilo que a equipe de vendas precisa para realizar o seu trabalho. Aliás, o gestor da empresa pode (e deve) pedir a opinião da equipe de vendas durante o processo de escolha de um sistema CRM.
Ou seja, é preciso conversar com a equipe de vendas e entender quais são as necessidades e as expectativas deles em relação ao sistema CRM. Envolver a equipe de vendas na escolha de uma sistema CRM é bom por dois motivos:
- A escolha do sistema CRM torna-se muito mais assertiva, porque os vendedores ajudam a identificar a opção que melhor atende às necessidades da área comercial.
- Ao participar do processo de escolha, os vendedores também acabam se interessando pela ferramenta e conhecendo melhor os benefícios em usá-la. Isso pode motivá-lo a usar a ferramenta para melhorar os seus resultados, por exemplo.
Caso a empresa já possua um sistema CRM, também é importante ouvir o feedback da equipe de vendas. Afinal, são eles que usam diretamente essa ferramenta, e por isso, possuem opiniões sobre o software escolhido.
Portanto, deixe que eles ofereçam suas próprias opiniões sobre o que está funcionando, o que não está e o que pode ser feito para melhorar. O sistema de CRM está alinhado com o processo de vendas? É fácil de usar? Se houver um problema, ele pode ser resolvido rapidamente? Todas essas são boas perguntas para fazer aos vendedores.
Cabe ao gestor perceber se a equipe de vendas está encontrando dificuldades para usar o sistema CRM atual e trocar para um sistema que atenda às suas necessidades.
O que um sistema CRM precisa ter?
Os sistemas de CRM disponíveis no mercado possuem uma gama de funcionalidades, mas esses seis recursos são indispensáveis para qualquer vendedor que precisa organizar suas vendas e melhorar os seus resultados.
1. Histórico de relacionamento
O sistema CRM registra todas as interações que seu vendedor teve com o cliente, mantendo um histórico de ligações, e-mails trocados, reuniões realizadas e muito mais.
Com o uso de uma ferramenta de CRM, você registra as informações sobre o seu cliente/negociação e tem os dados centralizados e organizados em um único lugar.
2. Funil de vendas
Com um sistema CRM, o vendedor acompanha seu funil de vendas e tem visibilidade completa das suas negociações em tempo real! E ainda, entende as taxas de conversões de vendas e avalia como anda o desempenho das vendas em cada etapa das negociações.
3. Agenda e Tarefas
O sistema CRM também deve permitir que o vendedor organize as atividades em agendas personalizadas, para não perder nenhum de seus compromissos, além de contribuir no seu controle diário.
4. Automação de tarefas e processos
O sistema CRM deve ajudar você a trabalhar a nutrição, captação e qualificação dos contatos, de forma automática, automatizando as tarefas manuais e repetitivas e deixando o seu time focado em atividades mais estratégicas.
5. Análises de informações
Com um sistema CRM, o vendedor tem acesso, em tempo real e em um único local, todas as informações necessárias para acompanhar o seu desempenho de vendas.
6. Acesso remoto
É importante que o sistema CRM seja online. Ou seja, que permita que os vendedores acessem as informações de qualquer dispositivo e lugar, quando eles quiserem.
Portanto, escolha o sistema CRM que melhor se adapta às necessidades da sua empresa, que seja fácil de usar e que se adapte perfeitamente ao processo de vendas da empresa.
Além disso, realizar a escolha e implementação do CRM com a equipe de vendas possibilita adotar um sistema melhor e promover uma cultura melhor em torno desse sistema. Tudo isso pode ajudar a aumentar tremendamente a adoção do CRM pelo vendedor!
2. Entenda porque sua equipe de vendas não usa o sistema CRM
Você investiu na ferramenta, mostrou a importância dela para a sua equipe, mas, mesmo assim, ela não usa o CRM de vendas?
Apesar de escolher um bom sistema CRM para a sua empresa, nem sempre o time de vendas se adapta de primeira – afinal, eles têm seu jeito de trabalhar já há algum tempo e nunca tiveram o hábito de usar um sistema CRM antes.
Confira a seguir alguns motivos que levam a sua equipe não usar o sistema CRM:
Resistência pessoal
Um dos motivos mais comuns para o sistema CRM não ser usado , principalmente em pequenas empresas, é a resistência pessoal do vendedor.
As pessoas em si são resistentes a mudanças. Afinal, é mais cômodo trabalhar sempre do mesmo jeito, como todos os dias. Ou seja, quando os vendedores estão habituados a trabalhar sem o uso de um sistema CRM, é normal que haja resistência.
Por isso, cabe ao gestor apresentar os diferenciais da nova ferramenta, e deixar claro os pontos positivos que ela vai trazer para a equipe e para o processo de venda como um todo, ou seja, mostrar o que vai mudar para melhor.
Não entender para o que serve o sistema CRM
Outro motivo comum é a falta de entendimento de como um sistema de gestão de venda agrega na rotina de um vendedor.
Se a expectativa entre gestor e usuário não estiver alinhada, é bem possível que o seu time de vendas não entenda o porquê de usar a ferramenta.
“O CRM é tão valioso quanto a capacidade e a disposição de sua equipe para usá-lo.”
Por isso, é importante que você, gestor, tenha paciência e zelo na hora de adotar e mostrar aos seus vendedores que o CRM é um aliado de todos dentro da sua empresa.
Falta de domínio sobre a ferramenta
A equipe de vendas também pode ter dificuldades em usar o sistema CRM. Como não estão habituados a usar essa ferramenta, os vendedores acabam não usando ou usando da forma errada os recursos do CRM, gerando mais trabalho e insatisfação.
Para corrigir, ou eliminar problemas desta natureza, é importante que a ferramenta escolhida preste um serviço de treinamento e suporte adequado. Ou seja, além de escolher uma ferramenta de vendas completa e fácil de usar, é importante que você avalie como será o atendimento após a contratação.
Ao iniciar com o Atendare, as empresas participam de um processo de treinamento, onde os vendedores entendem em conjunto com a nossa equipe a melhor forma de aplicar cada recurso da ferramenta. Assim, as empresas podem aprender e aproveitar ao máximo as potencialidades da nossa solução.
Falta de processos de vendas
As empresas muitas vezes adotam um sistema CRM, antes mesmo de criar um processo de vendas bem definido. Então para que o uso de um software de CRM seja efetivo, previamente é imprescindível que o próprio processo de vendas já esteja rodando e ativo. Seguindo essa ideia, o conceito de uso do CRM já estará difundido entre os usuários e eles estarão aptos a configurar e buscar os recursos mais adequadamente dentro da ferramenta.
A ferramenta usada deve ser adequada ao funcionamento do seu modelo de negócio, por exemplo, se você trabalha com recorrência, é importante que seu sistema de CRM também esteja apto a trabalhar desta forma.
Desistir muito rápido
Quando a empresa adota um CRM, alguns vendedores acabam desistindo de usar a ferramenta nos primeiros meses, por acharem que, assim que começarem a usar o sistema CRM terão grandes resultados de vendas.
Porém, a equipe de vendas precisa entender que os primeiros meses de uso do sistema CRM são para aprender e dominar a ferramenta. Ou seja, somente após conhecer e saber usar o sistema CRM, é possível obter bons resultados.
Por isso, alguns vendedores acabam desistindo de usar o sistema CRM nos primeiros meses, por não enxergar resultados imediatos. Mas a verdade é que é preciso calma para que o CRM para vendas possa funcionar na sua plenitude.
Então quando decidir usar um CRM, é importante persistir nos primeiros meses e depois estará apto a acelerar suas vendas e de toda sua equipe.
3. Como posso motivar minha equipe de vendas a usar o sistema CRM?
Agora que você já conhece os principais motivos que levam a sua equipe de vendas a não usar o sistema CRM, chegou a hora de aprender como motivá-los e garantir que os seus vendedores utilizem essa ferramenta no processo de vendas da empresa.
Mostre porque é importante usar um sistema CRM
Ao adotar um sistema CRM para a sua empresa, alguns vendedores podem ser resistentes à mudança. Afinal, é mais cômodo para eles continuar trabalhando do jeito que estão habituados.
Por isso, é importante que você como gestor, explique de forma detalhada e didática a importância de usar um sistema CRM no processo de vendas da empresa.
Seja na primeira implantação, ou na troca de um sistema CRM, é importante que você explique como seu novo sistema de CRM beneficiará sua equipe de vendas. Bem implementado, o sistema de CRM certo ajudará a sua equipe de vendas a vender mais . Porém, você precisa convencê-los desse fato!
Ou seja, é importante explicar o que os representantes de vendas podem ganhar ao aderirem a CRM e destacar para eles benefícios específicos como. Confira a seguir os principais benefícios do sistema CRM para os vendedores.
Os principais benefícios do sistema CRM para os vendedores
O sistema CRM organiza a rotina dos vendedores
Com a ajuda de um sistema CRM, o vendedor registra na agenda todas as suas atividades, reuniões, visitas e ligações, para não perder nenhum compromisso. Através das notificações, o sistema CRM ajuda o vendedor a lembrar de compromissos e das atividades de vendas.
O sistema de CRM melhora a comunicação interna
Um bom sistema de CRM também auxilia na comunicação entre os vendedores, pois permite acessar os dados de determinado cliente, mantendo as informações integradas em um único local.
O sistema de CRM fortalece o relacionamento com o cliente
O sistema CRM registra todas as interações que o vendedor teve com o cliente, mantendo um histórico de ligações, e-mails trocados, reuniões realizadas e muito mais. Assim é fácil consultar todo o histórico do relacionamento e dar agilidade sempre que houver a necessidade de consultar alguma informação sobre as negociações com o cliente.
Permite o acompanhamento de resultados
Uma das maiores vantagens de se trabalhar com um sistema de CRM são as análises que o sistema proporciona. Algumas análises que o sistema CRM fornece são: analisar a taxa de conversão do funil de vendas, o tempo médio e o ticket médio das negociações.
Faça treinamentos com a equipe de vendas
Para usar o sistema CRM com eficiência, a equipe de vendas precisa de treinamento.
O vendedor pode ficar desanimado por não entender como funciona o sistema CRM e isso afetará negativamente o seu desempenho. Por isso, é importante fornecer um treinamento adequado para a equipe de vendas na implementação de um sistema CRM.
Os treinamentos podem ser realizados por meio de várias sessões de treinamento individuais ou em grupo. O importante é explicar na prática as principais funcionalidades e recursos do sistema CRM. Além disso, a empresa também pode fornecer materiais educativos complementares como guias e tutoriais.
Dica: Realize um treinamento focado em como o sistema CRM irá melhorar o processo de vendas da empresa. Se a sua empresa deseja usar o CRM para automatizar o gerenciamento de contatos, por exemplo, priorize esses recursos primeiro.
Além do treinamento de implementação do software, também é importante continuar acompanhando como a equipe de vendas usa o sistema CRM diariamente, para corrigir erros de uso e ajudá-los quando surgir uma dificuldade.
Adapte o sistema CRM ao seu processo de vendas
Ao adotar um sistema CRM, procure adaptar essa ferramenta aos processos de vendas que já existem e dão certo na sua empresa com o objetivo de tornar estes processos e rotinas muito mais eficientes e produtivas.
Um bom CRM ajuda a automatizar tarefas que são trabalhosas, repetitivas e demoradas, deixando os vendedores mais livres para se dedicarem a tarefas mais importantes e urgentes. Assim, o trabalho da equipe de vendas tem muito mais qualidade e produtividade do que antes.
Quando os vendedores percebem os benefícios do sistema CRM na sua rotina, eles automaticamente atribuem mais valor à ferramenta e ficam mais dispostos para usá-la.
Além disso, é importante também garantir a integração e compatibilidade do sistema CRM com os outros sistemas que a empresa já usa, para garantir um processo de vendas alinhado.
Incentive o uso
Em vez de pressionar sua equipe de vendas a usar o sistema CRM, incentive-os valorizando seu trabalho.
Dar incentivos pela utilização do sistema CRM e recompensar aqueles que mais se empenham nesta tarefa ajuda a manter a equipe de vendas motivada em usar a ferramenta.
Muitas empresas realizam competições semanais para ver qual vendedor usa mais o software de CRM, através de metas e desafios. Elas usam estratégias de gamificação e recompensa para tornar a equipe de vendas mais motivada.
É importante valorizar publicamente os vendedores que estão adotando o uso do software – isso incentivará os demais a seguirem o mesmo caminho. Isso pode ser importante para convencer no dia a dia aqueles que continuam apresentando resistência quanto ao uso da ferramenta.
Além disso, o gestor comercial também precisa incentivar o uso do sistema CRM e servir de exemplo para a equipe de vendas. Afinal, o vendedor só irá usar a ferramenta, se o gestor de vendas também usar e cobrar o uso do sistema CRM. É como educar um filho, o pai sempre será seu grande exemplo.
Conclusão
O sistema CRM é um investimento para sua organização e a adoção dessa ferramenta por todos os membros da equipe é fundamental para obter o máximo desse investimento. Siga as dicas deste artigo e crie uma estratégia de implementação/adoção bem planejada.
Lembre-se: Antes de tudo, preste atenção nas necessidades da sua equipe de vendas e certifique-se de que o sistema CRM escolhido é o mais adequado para o seu negócio. Além disso, é sua responsabilidade do gestor comercial motivar sua equipe de vendas a usar um CRM, através de treinamentos e recompensas
Ou seja, cabe ao gestor de vendas fornecer a seus vendedores um sistema de CRM certo e convencê-los a usá-lo depois de implementá-lo.
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