Nos dias de hoje, estamos quase sempre sendo bombardeados com notificações e demandas que podem tirar nosso foco. São as redes sociais, WhatsApp e outras formas de conexão online que, se por um lado facilitam nosso dia a dia, por outro acabam nos distraindo e nos fazendo desperdiçar tempo.
Você sabia que, em média, as pessoas checam seus smartphones 58 vezes ao dia?
Parece exagero, mas se você parar para observar, certamente se pegará rolando a tela do celular, ansioso para olhar as curtidas daquela foto postada no final de semana. E, no meio disso tudo, a falta de gestão do tempo acaba nos distanciando dos nossos objetivos – tanto pessoais como os profissionais.
Esse é um assunto crítico para as organizações, já que o tempo é escasso e é preciso fazer cada vez mais com menos. Se você se encontra em uma posição de liderança ou mesmo é um profissional que deseja deixar de ser refém do próprio tempo, este post é para você!
O que é gestão de tempo?
A gestão de tempo – ou time management – pode ser definida como a habilidade de usar o próprio tempo de forma efetiva ou produtiva – especialmente no trabalho. Ou seja, se trata de um processo de planejamento e execução consciente sobre a quantidade de tempo gasto em atividades da rotina, buscando elevar a eficiência e performance.
Pode ser que você já tenha se perguntado como um colega parece ser tão produtivo e entregar mais tarefas do que você – nas mesmas oito horas de jornada. Algumas pessoas sabem naturalmente gerir seu tempo, enquanto outras treinaram para isso. Porém, em ambos os casos, elas sabem ter foco, estabelecer prioridades e executar as tarefas.
Como afirmou o autor e empresário norte-americano Jesse Itzler, “Tempo é o recurso mais precioso que existe – então você deve protegê-lo”.
Mas o que se ganha, afinal, ao administrar o próprio tempo? Continue acompanhando para descobrir alguns benefícios da gestão de tempo.
Por que assumir a gestão de tempo é importante?
A estratégia de gestão do tempo é importante porque, ao priorizar as tarefas e colocá-las numa ordem de execução saudável, você conquista vários benefícios:
- Qualidade de vida: Quando você se organiza de forma consciente, acaba sobrando mais tempo para você executar outras atividades que são importantes. Seja incluir novas tarefas do seu backlog sem se sobrecarregar, poder descansar sem culpa ou até fazer uma pausa para tomar um cafezinho, a boa gestão de tempo te oferece uma rotina e vida mais saudáveis.
- Reduzir o estresse: E qualidade de vida também tem tudo a ver, é claro, com menos estresse. Quando você sente que o esforço dedicado no seu tempo disponível é proporcional aos resultados obtidos, você reduz a chance de esgotamento mental, aumenta a sensação de bem-estar e se sente mais realizado.
- Impor limites entre vida pessoal e profissional: O desafio da gestão de tempo é ainda maior no trabalho remoto, onde as responsabilidades e relacionamentos pessoais e familiares ocupam o mesmo espaço. Porém, com a estratégia de gestão bem executada, é possível manter o equilíbrio entre ambas e evitar a sobrecarga de trabalho em horários que vão além do expediente.
- Maior produtividade: Ser produtivo não significa passar o tempo inteiro trabalhando. Ao aplicar a gestão de tempo, você reduz a procrastinação fazendo um uso inteligente do tempo disponível, executando as tarefas certas que te levarão aos objetivos buscados a cada dia.
- Eliminar maus hábitos: Passar o dia enrolando e fugindo de tarefas mais complexas é característica comum de quem não possui boa gestão do tempo. As estratégias de gestão podem ajudar contra esses círculos viciosos, identificando e eliminando os maus hábitos que atrapalham a execução das demandas.
- Sensação de autoeficácia: Especialistas em neurociências são bastante claros ao dizer que a sensação de autoeficácia tem muito a ver com como nos enxergamos. Ou seja, se fazemos bom uso do próprio tempo, estabelecemos as prioridades e mantemos as demandas em dia, isso provavelmente influenciará nossa percepção sobre nós mesmos, nos mantendo mais motivados e confiantes.
13 ações e técnicas de gestão de tempo que você precisa executar
Uma das formas mais eficazes de gerir o seu trabalho, fazendo mais em menos tempo e entregando maior qualidade é incorporar uma rotina. Com ela, você será capaz programar o seu dia, sabendo em que focar primeiro, como organizar tarefas, prazos e, é claro, aplicar um bom plano de execução para finalizar com sucesso.
1. Identifique suas prioridades
Se tudo é prioridade ou “para ontem”, saiba que há algo de errado. Para a maioria de nós, focar em mais de uma tarefa ao mesmo tempo pode ser um grande tiro no pé.
Inclusive, um estudo descobriu que apenas 2.5% das pessoas são capazes de ser multitarefas – ou seja, fazer várias coisas ao mesmo tempo – de forma eficiente.
Portanto, uma das principais habilidades da gestão do tempo é definir o que é mais importante. Procure elencar suas tarefas classificando por ordem de prioridade, fazendo as mais urgentes virem primeiro. E além do fator urgência, considere no seu planejamento o tempo que você deve levar para finalizar as tarefas.
Seu plano de ação pode se basear em três categorias: tarefas de alta prioridade, média prioridade e baixa prioridade. Sabendo por onde começar, você estará tranquilo ao saber que está trabalhando em alinhamento com os objetivos da equipe e da empresa.
2. Aprenda a dizer não
Nós brasileiros somos pouco habituados culturalmente a dizer “não”. Mas tentar abraçar o mundo também pode ser um caminho pouco produtivo a curto, médio e longo prazo.
Por isso, ao avaliar sua lista de prioridades, você deve gentilmente explicar que a tarefa precisará ser deixada para depois ou ser delegada para outra pessoa. Perceba que, ao transferir para um colega, a tarefa não se torna “desnecessária”. O contrário disso, pois estará sendo priorizada por um colaborador que poderá se dedicar plenamente a ela.
3. Anote tudo
Sabe aquele e-mail importante que precisa ser enviado à tarde e que está drenando sua energia mental de tanto pensar sobre ele? Use sua agenda ou mesmo um programa de gestão de tarefas para não se esquecer, economizando seus recursos mentais.
Seu cérebro funciona como uma máquina e pode se sobrecarregar com o excesso de dados e informações. O resultado disso pode ser procrastinação e improdutividade.
Então, cuide desse recurso tão valioso e empregue sua energia vital naquilo que é realmente importante. Sua agenda ou software de gestão de tarefas funcionará como um “HD externo” do seu cérebro.
4. Defina prazos adequados
Algumas tarefas parecem intermináveis, e só pensar sobre elas pode nos gerar ansiedade. Nesse caso, estabelecer prazos é o caminho certo para tomar as rédeas da situação e garantir que não ocorra imprevistos e atrasos.
É possível fazer isso por meio de planilhas ou ferramentas de gestão de tarefas. A vantagem das ferramentas atuais é que os quadros, no estilo Kanban, permitem visualizar cada ação, compreendendo os limites para cada uma das etapas.
Aliás, o uso mais inteligente dessas ferramentas é começar uma nova tarefa apenas quando a anterior já foi finalizada. Afinal, gestão de tempo é principalmente sobre garantir o término das tarefas, e não ficar imerso num fluxo interminável de demandas.
5. Agrupe tarefas semelhantes
O agrupamento de tarefas semelhantes permite concluir as tarefas mais rapidamente, sem perda de tempo com interrupções e idas e vindas. Quando transitamos entre diferentes tarefas, é exigida de nós maior energia cognitiva, levando a um rápido esgotamento mental.
Por outro lado, o trabalho com tarefas semelhantes é ótimo para a gestão de tempo melhorando não apenas a produtividade, como aumentando também a concentração e reduzindo as chances de erros.
Existe até um nome para esse método de eficiência no trabalho: “Batching” (ou “Lote”, em português). Ao se concentrar e entrar no ritmo da tarefa, também é possível alcançar o tão desejado “estado de flow” – aquela sensação de prazer e imersão no que se está fazendo.
6. Divida tarefas complexas
Imagine que você está escrevendo um artigo para o seu site e está faz tempo enfrentando a temida tela em branco. Você não sabe sequer por onde começar.
Se essa tarefa é complexa para você, comece “quebrando” ela em partes. Ou seja, crie etapas do que você precisa para conclui-la. Nesse exemplo do texto, podemos citar a pesquisa por referências e dados, a organização da estrutura e dos tópicos a serem abordados, depois a escrita do rascunho, a escrita da versão final e, por fim, a revisão.
Dependendo do caso, você pode dividir ainda mais: pode colocar como tarefa número 1 a escrita da introdução. Depois, dos dois primeiros tópicos. E assim por diante…
7. Organize o seu espaço de trabalho
Você já parou para pensar que pode estar acumulando coisas desnecessárias na sua mesa de trabalho? Papéis, cadernos espalhados, cabos soltos… tudo isso pode parece um mero detalhe, mas essa desordem do ambiente pode refletir em desordem mental.
Reserve cinco minutinhos para colocar tudo em ordem: jogue fora a papelada inútil, organize seus livros e canetas e empilhe seus cadernos. Use também um organizador de cabos para melhorar a aparência dos fios dos seus eletrônicos.
O mindfunulness, técnica de foco atencional onde se busca se concentrar completamente no presente, tem como objetivo controlar os pensamentos. De maneira parecida, ao começar o expediente com o espaço organizado, você notará maior facilidade para manter o foco.
8. Planeje o dia seguinte
Não deixe para organizar sua rotina somente depois de ligar o seu computador. Se preparar para o dia seguinte pode auxiliar na sua gestão do tempo ao aumentar sua previsibilidade e motivação para as tarefas que virão no próximo dia.
Nessa rotina, reserve um tempinho para checar sua agenda, mentalize aquelas tarefas que devem ser priorizadas e anote os pontos importantes.
9. Use a tecnologia
Como já comentamos acima, a habilidade de administrar o próprio tempo pode ser aprimorada com ajuda da tecnologia.
Ferramentas como o Google Agenda, Arsana e Pomodoro Timer, por exemplo, são excelentes para organização, gestão de tarefas e definição dos blocos de tempo que você precisa para trabalhar.
10. Fuja dos ladrões de tempo
A tecnologia que, por um lado, aprimora nossa rotina, também pode ser considerada os “ladrões de tempo”. Isso porque passar minutos rolando o feed em busca de novidades parece muito tentador, mas o preço pode ser caro.
Costumamos buscar os “ladrões de tempo” ao enfrentar aquela tarefinha complexa que não sabemos bem como resolver. O impulso imediato é buscar por atividades fáceis que elevem nossos níveis de “bem-estar” (a conhecida dopamina). Só que, em vez de descansar de forma consciente, estamos só nos esgotando mentalmente com o excesso de informações das redes.
Aí vão algumas dicas para evitar os ladrões de tempo:
- Defina limites do seu dia para utilizar as redes sociais
- Desative as notificações
- Use apps de foco e concentração
- Mantenha o celular desligado e distante de você durante períodos do dia
Sobre o último ponto, vale um adendo: parece inútil mantê-lo distante, mas ao dificultar o acesso ao aparelho, você pensará duas vezes se precisa mesmo dele naquele momento.
11. Descanse
Trabalhar 15 horas seguidas não garantirá uma boa gestão do tempo, mas certamente pode contribuir com níveis de estresse e cansaço extremos. Nos Estados Unidos, uma pesquisa mostrou que mais da metade dos funcionários (59%) relata se sentir esgotada com a rotina de trabalho extrema e com poucas pausas.
Por isso, uma das melhores coisas a se fazer para sua gestão do tempo é encontrar espaços conscientes de descanso. Não é uma questão de vaidade ou preguiça, mas simplesmete uma necessidade biológica do nosso cérebro. Funciona como o reset que damos em um aparelho eletrônico que parou de funcionar.
Alguns métodos de gestão de tempo (abordaremos um deles a seguir) preveem intervalos de descanso entre os blocos de trabalho – podendo ser 10, 20 ou 30 minutos. Mas, se intervalos de descanso maiores não forem possíveis, é útil pelo menos levantar, caminhar e se alongar um pouco.
Mas o descanso precisa ir além dos intervalos durante o trabalho. Por isso, confira algumas dicas validadas por especialistas para descansar de verdade e ser mais produtivo:
- Durma de 7 a 8 horas por noite
- Se permita ficar tediado enquanto descansa, sem necessariamente recorrer às recompensas imediatas e dopaminérgicas – como celular e comidas em excesso
- Se possível, tire sonecas de 30 minutos a uma hora no seu almoço, “resetando” o cérebro e deixando ele novinho ao voltar ao trabalho
12. Seja flexível
Os hábitos de gestão do tempo eficazes não precisam ser rígidos. Encontre aqueles que melhor funcionam para você e crie um método que possa ser melhorado ao longo do tempo, alcançando a alta performance em uma rotina sustentável no longo prazo.
13. Repita tudo
A repetição é nossa amiga em tudo que nos propomos a realizar. Quanto mais você repetir e praticar seus novos hábitos de gestão do tempo, mais fera você ficará nessa arte, tornando ela parte da sua natureza tanto no trabalho como na vida pessoal.
Conheça os 3 principais métodos de gestão de tempo
A Monday listou 3 técnicas poderosas de gestão de tempo para aumentar sua capacidade de fazer mais e aproveitar o seu tempo ao máximo. Confira:
Matriz de Eisenhower
A Matriz de Eisenhower ajuda você a priorizar suas tarefas, filtrando o que é urgente e importante daquelas atividades que não são. Isso é feito com base em quatro “quadros”:
- Quadro 1: Coisas que você não quer fazer, mas precisam ser feitas
- Quadro 2: Coisas que você deseja fazer e, de fato, precisam ser feitas
- Quadro 3: Coisas que você quer fazer, mas não são necessárias
- Quadro 4: Coisas que você não quer fazer e na verdade não precisa fazer
O objetivo da Matriz de Eisenhower é facilitar a vida daquelas pessoas que não têm quase nenhuma direção e não sabem por onde começar. Ela ajuda a filtrar as tarefas menos urgentes, concentrando o foco naquelas mais importantes e delegando ou apenas não realizando aquelas que não são.
Time Blocking
O Time Blocking – ou “bloqueio de tempo” é ideal para as pessoas que desviam seu foco frequentemente e precisam de concentração para trabalhar e seguir no caminho certo. E também é muito útil para aquelas que são multitarefas e não conseguem dedicar o foco para aquilo que é mais importante.
O método consiste basicamente em listar as tarefas que precisam ser realizadas agora, criando uma estimativa de quanto tempo você levará para finalizá-las.
Depois, basta bloquear o seu tempo para se concentrar totalmente nas tarefas (usando blocos de 40 minutos, por exemplo), mantendo-se produtivo e evitando fazer várias tarefas ao mesmo tempo. E, nos intervalos desses blocos, realizando os descansos programados de alguns minutos.
Eat That Frog
Pense naquela tarefa que você está procrastinando há dias. Pensou?
A verdade é que todos nós procrastinamos mais naquelas tarefas que são complicadas e que não nos deixam muito motivados. Provavelmente é o seu caso. E aqui entra a técnica Eat That Frog!
Ao começar o dia de trabalho, identifique sua tarefa mais importante e, em seguida, atribua a prioridade mais alta para ela. Seu objetivo deve ser finalizar essa tarefa antes de começar a fazer qualquer outra coisa – e a metáfora de “engolir o sapo” explica bem essa ideia de “tarefa chatinha”. 😅
O método é excelente para procrastinadores que adiam suas tarefas mais importantes e que estão sempre em cima dos prazos, com a corda no pescoço.
Conclusão sobre gestão de tempo
Gostou deste conteúdo? Não se esqueça de que gestão do tempo não é apenas o que você faz dentro das horas durante o trabalho, mas também fora dele. Priorize o seu sono, alimentação e atividades físicas, assumindo o protagonismo do próprio tempo e alcançando suas metas.
Acesse o blog da Atendare e fica atento para conferir outros artigos como este!
