Quando o assunto é organização e produtividade, muito se tem falado nas metodologias ágeis, um conjunto de práticas utilizadas para conduzir projetos e promover flexibilidade, colaboração e a conclusão das tarefas. Um dos métodos ágeis mais simples é o Kanban, um meio de projetar, gerenciar e melhorar os sistemas de fluxo de trabalho.
Nascido no contexto da indústria, o Kanban se desenvolveu muito nas últimas décadas até se tornar a metodologia que conhecemos hoje. Atualmente, o método pode ser aplicado em diferentes áreas de uma empresa: RH, marketing, operações e vendas – área em que iremos nos aprofundar.
Então, vamos ir um pouco além e entender o método Kanban por completo? Descubra o que é o Kanban, como o método foi adaptado para vendas, seus tipos e como aplicar para tornar o seu pipeline de vendas ainda mais eficiente. Acompanhe!
O que é o Kanban?
O termo Kanban tem origem japonesa e pode ser traduzido como “quadro de sinalização”.
Apesar de parecer um método recente, o Kanban nasceu nos anos 1940 – em um contexto, é claro, bastante diferente dos dias de hoje. Seu idealizador foi Taiichi Ohno, um homem de negócios considerado o principal responsável pela criação do Sistema Toyota de Produção.
Introduzido na produção industrial, o Kanban foi concebido como uma ferramenta do Lean Manufacturing. Ele consistia em um método de programação da produção baseado em placas de sinalização que instruíam a fabricação ou a retirada de itens de produção em um sistema puxado.
Essas placas eram bem visuais e coloridas, fixadas em locais de fácil acesso aos colaboradores da fábrica – uma forma fácil e efetiva de manter a comunicação entre os times e funcionários sobre o que foi e o que deve ser feito.
Seu objetivo, na prática, era controlar o fluxo de peças na linha de produção.
Funcionava dessa forma:
- Cada etapa na linha de produção tem um estoque mínimo de peças
- O estoque de uma etapa atinge seu nível mínimo e um cartão Kanban é retirado e enviado ao departamento responsável pela fabricação das peças
- O departamento fornecedor recebe o cartão e produz as peças solicitadas, entregando as peças à linha de produção com o cartão Kanban anexado a elas
Após o seu nascimento na indústria, o modelo Kanban passou a ser estudado e introduzido inicialmente aos times de desenvolvimento de softwares. Um dos pioneiros na implementação de Kanban foi David J. Anderson, em seu livro Kanban: Mudança Evolucionária de Sucesso Para Seu Negócio de Tecnologia.
O método seguiu evoluindo e depois também foi adaptado para outras áreas, como vendas, ajudando a resolver uma de suas principais dores que era visualizar e gerenciar o processo de vendas de forma eficaz.
Quais são as 4 principais regras do método Kanban?
Algumas regras básicas ajudam a manter o foco, a transparência e o fluxo contínuo de trabalho no método Kanban. Vamos entendê-las:
1. Visualizar o trabalho
A visualização de um projeto no sistema Kanban consiste em um quadro com cartões e colunas. O cartão é uma representação visual da tarefa, contendo informações e descrições sobre ela. A coluna representa estágios ou etapas do fluxo de trabalho.
A coluna do sistema Kanban pode ser exemplificada com o fluxo tradicional: “para fazer” (to do), “fazendo” (doing) e “feito” (done).
Cada cartão fica alocado dentro de uma das colunas, de acordo com o estágio. A forma de visualização do fluxo de trabalho no Kanban evita a sobrecarga e permite uma visão clara e compartilhada do trabalho em andamento para todos da equipe.
2. Limitar o work in progress (WIP)
Limitar o trabalho em progresso (work in progress) é o que torna a metodologia Kanban diferente das outras. Isso significa que ele estabelece limites para a quantidade máxima de tarefas que podem estar em andamento dentro de um estágio.
Para facilitar, imagine um fluxo de trabalho. O time está trabalhando nele, mas há um excessivo número de cartões alocados na coluna “em andamento”, além do limite programado.
Isso obriga o time a ir liberando as tarefas que já estão em andamento, em vez de puxar novos cartões do estágio anterior “para fazer”. Estabelecer esses limites permite manter um fluxo equilibrado, garantindo que todos da equipe concluam as tarefas antes de iniciar novas.
3. Gerenciar o fluxo
Um dos pontos mais importantes da metodologia Kanban é que ela não é focada no microgerenciamento de pessoas, mas no fluxo de trabalho em si. Isso significa deixar as tarefas fluírem de forma mais contínua, suave e livre de gargalos.
Com um bom gerenciamento do fluxo de trabalho, o ritmo se mantém constante, e a entrega de resultados mais eficiente.
4. Tornar as políticas de trabalho explícitas
Cada time precisa ter políticas de trabalho personalizadas e explícitas a todos os seus integrantes. Essa definição clara inclui especificar as etapas do processo, responsabilidades e critérios de entrada e saída dos cartões em cada um dos estágios, por exemplo.
O objetivo dessa transparência é promover uma compreensão mais compartilhada e alinhada sobre a execução do trabalho.
5. Aprender e melhorar
O Kanban é um forte incentivador de melhorias contínuas, que podem ser realizadas por análises retrospectivas e feedback, visando fornecer aprimoramentos incrementais ao processo. Esse incentivo à melhoria permite impulsionar a eficiência, qualidade e a satisfação geral dos fluxos de trabalho.
Quais são os tipos de Kanban?
Antes de falar sobre os tipos de Kanban, você sabe qual é a diferença entre Kanban e Scrum? Não é difícil as pessoas por aí acharem que esses métodos são sinônimos, então vale a pena comentar a diferença entre eles.
O Kanban é um método de programação e controle do fluxo de trabalho. Ele permite sua melhoria contínua e, ao limitar o trabalho em progresso (WIP), também permite aumentar a eficiência do trabalho. O Kanban se mostra mais flexível e adaptável às rotinas.
Já o Scrum, por outro lado, é considerado mais um framework, possuindo iterações fixas chamadas de sprints – o trabalho fracionado em intervalos de 1 a 4 semanas. No caso dele, as alterações durante a sprint são limitadas, visando garantir a estabilidade dos intervalos.
Agora que esclarecemos as diferenças, confira os tipos de Kanban:
- De movimentação: É utilizado como um sinalizador entre diferentes setores envolvidos em uma tarefa da empresa. Um exemplo do Kanban na logística seria controlar o movimento de materiais entre fornecedores e centros de distribuição.
- De produção: É utilizado para uma melhor visualização da sequência de um projeto – seja por meio de cartões físicos ou programa digital. Um exemplo do Kanban no desenvolvimento de software é um projeto organizado com as colunas Para fazer > Em andamento > Revisão > Concluído.
Onde a metodologia Kanban pode ser aplicada?
A metodologia Kanban pode ser aplicada em diferentes contextos que demandam uma melhora no fluxo de trabalho e um aumento da eficiência. Algumas áreas são:
- Desenvolvimento de software: O Kanban é amplamente utilizado no desenvolvimento de software, melhorando o acompanhamento das tarefas e garantindo uma melhoria contínua nas entregas.
- Marketing: O Kanban pode ser aplicado no marketing no gerenciamento de campanhas, acompanhamento de projetos e controle de outras iniciativas que demandam a execução dentro de um prazo.
- Vendas: No contexto de vendas, o Kanban atua em conjunto com o CRM como uma ferramenta para o fechamento de negócios, permitindo o acompanhamento do progresso do processo de vendas. Além disso, é possível marcar informações importantes por meio de etiquetas de priorização, garantindo uma tomada de decisão mais eficaz que leva ao fechamento do negócio.
Conheça os princípios básicos que norteiam o Kanban
É interessante notar que o Kanban reflete alguns valores da cultura japonesa, incorporando alguns pilares básicos que ajudam a implementar a abordagem. Saiba quais são:
1. Comece com o que você tem agora
O primeiro e um dos pilares mais importantes do Kanban é começar com o que você tem agora. Isso se dá porque o método não promete ser uma solução disruptiva para o fluxo de trabalho. Pelo contrário, ele incentiva ir começando aos poucos, com correção e evolução constantes.
Partindo do processo atual, o primeiro passo é focar na organização. Não é recomendado envolver certas complexidades no início, pois podem comprometer a produtividade.
2. Abrace mudanças incrementais e evolutivas
Lá atrás, na regra do Kanban número cinco “Aprender e melhorar”, falamos sobre o papel das análises retrospectivas e do feedback para implementar mudanças contínuas.
Então, sim, apesar de não ser disruptivo, o Kanban está aberto a mudanças incrementais ao longo do tempo. Mas elas devem ser adaptadas às necessidades na medida em que elas surgem – sem agir de forma muito drástica e revolucionária.
3. Respeite os processos e papéis atuais
O Kanban não exige mudanças organizacionais. A metodologia parte do princípio de que o funcionário que performa bem deve continuar na função em que está. A ideia é que o Kanban seja implementado de forma colaborativa e não impositiva, tentando aproximar e não distanciar os envolvidos.
4. Encoraje a liderança em todos os níveis
Se você deseja fazer a implementação do Kanban prosperar, fomentar a responsabilidade de todos os membros da equipe é uma ação importante.
E isso deve acontecer independente da posição hierárquica ocupada, com foco em uma visão colaborativa capaz de contribuir para a melhoria contínua.
Portanto, esse senso de liderança compartilhado inclui vendedores e a própria gestão de vendas.
5. Promova a transparência
Outro pilar básico do Kanban é promover a transparência. Isso inclui compartilhar informações relevantes sobre o trabalho, fluxo e métricas para construir um ambiente que facilite a tomada de decisões embasadas por todos os membros do projeto.
Kanban: Aplicando o método no processo de vendas
Uma das grandes dores de um gestor de vendas está relacionada ao acompanhamento do processo de vendas. O processo envolve etapas como pré-vendas, nova oportunidade e negociação, exigindo um grande controle para garantir a efetividade dessas oportunidades.
A boa notícia é que, em conjunto com o CRM, o Kanban pode ser aplicado em vendas para auxiliar no fechamento de negócios. Acompanhe e entenda como:
1. Projete o seu funil de vendas no Kanban
Como mencionamos anteriormente, cada coluna do quadro do Kanban representa um estágio. Isso significa que você pode incluir cada etapa do processo de vendas em uma das colunas presentes no Kanban – da mesma maneira que aparecem no CRM.
Imagine as colunas do quadro Kanban. Um exemplo aplicado em vendas seriam as colunas: “Prospectar” > “Qualificar” > “Negociar” > “Fechar”.
Assim, você garante uma visualização clara do funil de vendas, identificando onde há muito excesso de tarefa em andamento e barreiras que impedem a evolução.,
Lembre-se que o Kanban se baseia na limitação do trabalho em progresso. Em vendas, o foco seria ir eliminando as oportunidades que já estão mais avançadas.
2. Acompanhe as informações centralizadas
No processo de vendas, é essencial ter acesso rápido e fácil às informações de cada oportunidade.
E o Kanban, sendo utilizado como ferramenta complementar ao CRM, ajuda na:
- Compreensão das oportunidades, a partir de etiquetas em cada um dos cartões que indicam as características ou o histórico de cada cliente.
- Priorização e foco, possibilitando identificar as oportunidades que estão mais próximas do fechamento e que demandam atenção imediata.
Confira outro conteúdo: Como fazer a gestão de oportunidades?
3. Mantenha o controle sobre as vendas
O gestor precisa acessar o funil dos vendedores para entender quem está vendendo o que e como, garantindo a contínua evolução de cada etapa e direcionando o foco ao cliente.
Nesse sentido, o Kanban facilita:
- acompanhar o progresso das vendas;
- identificar gargalos;
- elaborar estratégias mais eficientes;
- dar feedbacks mais assertivos.
4. Eleve a produtividade do CRM através do Kanban
O Kanban complementa o CRM e o pipeline de vendas, permitindo organizar, visualizar e gerenciar as oportunidades de vendas e acabar com obstáculos que impedem o avanço das etapas do processo.
O monitoramento constante do fluxo de trabalho garante aprimorar as ações dos vendedores, reduzindo o ciclo de venda e elevando a produtividade do time de vendas.
- Aproveite para ler: O que é CRM e por que você precisa dele?
Conheça algumas vantagens em utilizar essa metodologia ágil em sua empresa
A metodologia Kanban oferece algumas vantagens interessantes aos gestores, membros de equipes e departamentos como um todo. Confira as principais delas:
Flexibilidade e adaptação
A abordagem do Kanban é flexível, permitindo a fácil movimentação e reorganização de tarefas dentro do quadro. Isso possibilita uma resposta ágil a novas demandas.
Maior colaboração e comunicação
O quadro do Kanban é compartilhado, o que permite o fácil compartilhamento de informações entre todos os membros da equipe. Isso garante o melhor alinhamento das prioridades, identificação de problemas e integração da comunicação como um todo.
Foco na entrega de valor
O Kanban permite que as equipes visualizem o fluxo de trabalho, identifiquem as tarefas mais importantes e resolvam os problemas com mais facilidade.
A consequência disso é uma maior entrega de valor aos clientes, uma vez que o trabalho sendo realizado se mantém alinhado com as suas expectativas.
Conclusão
Você conheceu melhor a metodologia ágil Kanban, nascida no Japão nos anos 40 e hoje popularizada entre as principais equipes de tecnologia. Também aprendeu que o método é muito útil nas equipes de vendas e acompanhou como ele é aplicado na prática.
Se deseja se aprofundar no método Kanban e utilizá-lo no dia a dia, recomendamos que consulte algum software Kanban online – entre as tantas opções já disponíveis!
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