Você sabe como automatizar processos de vendas?
Se alguma vez você já perdeu negócios por esquecer o follow-up com um cliente, ou se até hoje liga para leads por ordem alfabética na lista, sem priorizar os contatos mais quentes, talvez chegou a hora de automatizar o seu processo de vendas, não acha?
Automatizar processos significa usar a tecnologia para executar tarefas repetitivas de forma mais ágil no ambiente corporativo. Esse método tem como objetivo otimizar tarefas manuais demoradas, reduzir as falhas humanas, aumentar a eficiência e, enfim, melhorar a qualidade do serviço.
No contexto de vendas, a automação de processos é o uso da tecnologia para organizar, monitorar e priorizar os leads e oportunidades de vendas. Tudo isso com o objetivo de melhorar a experiência e focar no relacionamento entre empresa e cliente ou potencial cliente.
Ainda tem dúvidas sobre o assunto? Não sabe por onde começar?
Então, você está no lugar certo. Neste artigo, reunimos as informações mais importantes sobre automação e como automatizar processos de vendas. Confira as vantagens, processos e passos que você precisa seguir para ganhar agilidade, eficiência e tornar sua equipe mais produtiva.
- O que é automação de processos?
- O que é automação de processos em vendas?
- Vantagens de automatizar processos de vendas
- 6 tarefas que podem ser automatizadas no processo de vendas
- Como automatizar processos de vendas?
- Você pode automatizar processos de vendas com o Atendare
O que é automação de processos?
Automação de processos é definida como o uso da tecnologia, integração de dados e sistemas para automatizar processos, tarefas e funções. A partir da tecnologia, tarefas que antes eram executadas por humanos passam a ser feitas pela máquina, aumentando o ganho de eficiência, qualidade e geração de valor na operação.
O objetivo da automação de processos é reduzir a necessidade de intervenção humana em tarefas manuais e rotineiras no ambiente de negócios. O uso da automação pode abranger vários departamentos, como recursos humanos, financeiro, marketing e vendas.
O que é automação de processos em vendas?
A automação do processo de vendas envolve o uso da tecnologia e softwares para otimizar tarefas manuais demoradas dentro do processo de vendas.
Sabe aquelas tarefas chatas, mas importantes, que seus representantes precisam realizar diariamente? Pesquisar leads, identificar leads mais quentes, nutrir contatos, segmentar oportunidades, registrar informações na planilha ou sistema…
Todas essas atividades ocupam um tempo precioso da equipe que poderia ser empregado, por exemplo, para ajudar clientes com suas dificuldades. Essa abordagem, então, busca melhorar a eficiência, reduzir o esforço manual e aumentar a precisão das tarefas.
Automatizar processos de vendas envolve implementar ferramentas, fluxos de trabalho automatizados e a integração de sistemas para, assim, facilitar o gerenciamento de leads, clientes atuais e potenciais clientes – do contato inicial até a conversão e o pós-vendas.
Dessa forma, um dos principais objetivos da automação de vendas é permitir que sua equipe invista mais tempo em construir relacionamentos com clientes atuais e futuros.
Vantagens de automatizar processos de vendas
Automatizar processos de vendas oferece vários benefícios que, no final, estão diretamente relacionados com o aumento do poder da sua força de vendas e à eficiência das operações. A seguir, confira as principais vantagens:
Redução de tarefas repetitivas
Vender é o foco de todo representante de vendas. Mas, antes de alcançar esse objetivo tão buscado, o vendedor enfrenta tarefas rotineiras que ocupam seu tempo. Com a automação de processos de vendas, atividades como qualificar leads e enviar e-mails manuais são eliminadas, e assim o vendedor ganha tempo para ser mais estratégico.
Menor esforço manual
Ao reduzir as tarefas repetitivas, o vendedor passa a ter uma rotina com menos esforço manual, diminuindo a chance de erros que possam afetar o andamento do pipeline e gerar retrabalho. Além disso, mais uma vez, ele passa a focar em atividades que realmente impactam o fechamento de vendas.
Melhor aproveitamento do tempo
A automação oferece ao vendedor mais tempo para agregar valor ao atendimento, identificando necessidades dos clientes e personalizando ofertas. Essas ações impactam diretamente as metas de vendas, gerando resultados expressivos ao final de cada período.
Comunicação mais ágil
Se um SDR qualifica um lead e identifica que ele pode avançar na jornada de compra, a automação aciona um alerta no sistema do representante de vendas. Assim, além de ser notificado em tempo real sobre o andamento de cada contato, ele pode se preparar para entrar em cena. O resultado disso é tornar mais suave a transição entre os profissionais.
Menor chance de erros
Que atire a primeira pedra o profissional que, por exemplo, nunca falhou ao preencher uma planilha, não é mesmo? Apesar da automação não substituir o trabalho humano, ela ajuda a eliminar falhas que, em um processo manual, poderiam desencadear consequências mais sérias.
Divisão eficiente de responsabilidades
O trabalho flui melhor quando existe um sistema claro de responsabilidades entre os membros de uma equipe. Aqui está mais uma vantagem da automação: garantir que os colaboradores gerenciem suas tarefas com autonomia, ao mesmo tempo em que possam acompanhar o que seus colegas estão fazendo no momento.
Redução de custos
Uma das premissas básicas da produtividade é que nosso tempo é escasso. Ao otimizar esse recurso tão valioso, melhoramos a eficiência e a qualidade do trabalho e garantimos que a equipe alcance resultados superiores. O resultado disso é a redução de custos com pessoal e recursos, aumentando assim a margem de lucro.
Escalabilidade de vendas
Automatizar processos de vendas permite ao time comercial gerenciar o pipeline automaticamente, fazer análises de dados rápidas e acessar relatórios confiáveis. Esse fluxo otimizado facilita o crescimento, pois a equipe pode responder mais rapidamente às demandas dos clientes e, assim, escalar as vendas com atividades estratégicas e focadas nos objetivos.
6 tarefas que podem ser automatizadas no processo de vendas
Agora você já conhece a automação de processos em vendas e suas vantagens.
Resumindo o que vimos, a tecnologia ajuda a eliminar tarefas maçantes, economizar recursos financeiros e reduzir eventuais erros humanos.
No contexto comercial, afinal, quais etapas e tarefas podemos otimizar para ganhar eficiência e produtividade na equipe? Confira a seguir:
- Captura e qualificação de leads
- Distribuição de leads para a equipe
- Nutrição de leads com conteúdos
- Acompanhamento de lembretes e tarefas
- Gestão do pipeline de vendas
- Criação de relatórios
1. Captura e qualificação de leads
A partir de um software, como o CRM, você pode automatizar a captura de leads usando formulários no blog e landing pages. Além disso, é possível integrar o sistema às redes sociais, criando e monitorando engajamento dos leads com a sua marca e iniciando conversas com clientes potenciais que estão prontos para serem abordados.
A vantagem é que é você quem define os critérios de qualificação. Por exemplo, você pode estabelecer no sistema que os leads que visitarem uma página específica, ou interagirem com um post nas redes sociais, sejam automaticamente qualificados.
Inclusive, nesse processo de qualificação, o lead scoring é uma ajuda e tanto. A ferramenta permite atribuir pontuações aos leads mais promissores, ajudando você a priorizar os melhores contatos e não deixar passar nenhuma oportunidade.
2. Distribuição de leads para a equipe
Em nossa experiência, a crescente quantidade de leads é um dos principais motivos que levam empresas a automatizar processos de vendas. Quando há vendas maiores e complexas, é preciso direcionar os leads e oportunidades para o vendedor certo. A automação cuida disso!
Os critérios criados podem incluir carga de trabalho, para evitar sobrecarregar alguns vendedores enquanto outros ficam com poucos leads, além da especialização ou região de atuação.
Ao atribuir de forma equilibrada os leads, você aloca recursos de forma eficiente e, assim, ajuda a fortalecer o foco estratégico de cada vendedor da equipe.
3. Nutrição de leads com conteúdos
Um lead raramente está pronto para comprar no primeiro contato com a sua marca. E aqui, a automação entra em campo mais uma vez. Sistemas integrados com automação de marketing ajudam a enviar conteúdos relevantes e personalizados para conduzir potenciais clientes para as próximas etapas do funil.
Com fluxos automatizados, você entrega o conteúdo certo ao contato certo, no momento adequado da jornada do cliente. Essa abordagem constante e personalizada aumenta a probabilidade de que seus contatos se convertam em clientes.
4. Acompanhamento de lembretes e tarefas
O fluxo de trabalho do vendedor por vezes é complexo, demandando muita atenção e energia para não deixar nada passar batido. Essa rotina pode incluir atualizar informações do cliente, preencher formulários, agendar reuniões, etc.
Com a tecnologia, é possível definir lembretes e tarefas automáticas, removendo o esforço humano de tarefas redundantes e reduzindo as chances de erros. Isso sem contar o ganho de agilidade na rotina e um alinhamento constante entre a equipe de vendas.
5. Gestão do pipeline de vendas
Outro processo que pode ser automatizado é a gestão do pipeline.
Vários sistemas de CRM permitem criar pipelines personalizados, de acordo com as características e necessidades do negócio. É possível integrar dados de outros sistemas, automatizar o avanço de leads para a próxima fase e monitorar o progresso das oportunidades, permitindo identificar rapidamente quais precisam de maior atenção da equipe.
6. Criação de relatórios
A criação de relatórios automáticos é outra forma de automatizar processos de vendas. Esse recurso, presente em ferramentas como o CRM, permite que a equipe visualize a performance e o progresso das metas sem depender de planilhas e gráficos manuais.
Além de oferecer maior confiança em dados concretos, a gestão abandona os achismos e passa a tomar decisões mais embasadas, resultando em estratégias mais eficazes e alinhadas aos objetivos da organização.
Todos os processos acima podem ser automatizados com o Atendare, um software CRM completo que traz agilidade, eficiência e ajuda a escalar seus resultados. Experimente grátis por 7 dias!
Como automatizar processos de vendas?
“Beleza”, você pode estar pensando: “Já entendi que a automação dos processos de vendas trará muitos benefícios para mim e minha equipe. Mas qual o primeiro passo para colocar isso em prática?”
Via de regra, a automação não deveria acontecer do dia para a noite. Primeiramente, é necessário maturar a ideia e ter clareza sobre os processos atuais. Após isso, temos a escolha da ferramenta certa, sua integração, treinamento e acompanhamento contínuo com os colaboradores.
Todos esses passos são fundamentais para o sucesso da automação de processos.
Analise seus processos atuais
Um erro bastante comum é a empresa não ter processos bem definidos, mas querer partir logo para a implementação de uma automação. Esse é um caminho perigoso, pois a tecnologia só pode ajudar em contextos em que já existe alguma clareza sobre os processos atuais.
Portanto, mapeie todas as etapas do seu processo de vendas, identifique tarefas manuais que consomem tempo e podem ser automatizadas, além de gargalos que podem ser resolvidos por meio da tecnologia.
Escolha um software para automação
Após analisar seus processos e identificar as necessidades, é hora de escolher a ferramenta ideal.
Atualmente, o mercado oferece diversas opções para automatizar o processo de vendas. Uma tecnologia popular é o CRM (Customer Relationship Management), software focado no relacionamento com o cliente e na automação das interações.
Aqui vão algumas dicas: pesquise ferramentas, compare os recursos e avalie a viabilidade de cada uma para a escalabilidade do seu negócio. Também é importante verificar o suporte oferecido para implementar a tecnologia, tirar dúvidas e fazer eventuais ajustes futuros.
Implemente a automação
O primeiro passo para implementar a tecnologia é definir um plano claro, que inclua cronograma e responsabilidades. A escolha do software, mencionada no item anterior, deve atender às necessidades específicas do seu processo de vendas.
Afinal, o que você quer é que tudo funcione do jeito que você acordou anteriormente com o representante de vendas. Para garantir que está tudo certo, faz sentido realizar alguns testes cuidadosos e acompanhar de perto o funcionamento da tecnologia.
Integre com outros sistemas
Outra forma de automatizar processos é a partir da integração do CRM via API com outras ferramentas. Essa é, inclusive, uma das grandes vantagens do CRM.
É possível integrar o software, por exemplo, a sistemas de marketing e chatbots, que ajudam a dar um gás a mais no trabalho. Uma dica importante é cuidar com a segurança das informações para evitar a perda de dados ou falhas de comunicação.
Treine a equipe
Não adianta colocar a automação de pé sem o conhecimento da equipe, certo?
Por isso, desenvolva um treinamento que aborde as necessidades mais importantes de cada membro da equipe de vendas e explique as funcionalidades do sistema. Para fixar os aprendizados, o suporte ao treinamento deve ser contínuo, não se limitando a uma única reunião rápida de onboarding.
Acompanhe e faça ajustes
Com a equipe treinada, é hora de colocar a automação em prática!
Utilize a ferramenta no dia a dia, monitore o desempenho das métricas e esteja aberto a ajustes que não foram previstos nas etapas anteriores. Faça reuniões periódicas com o time, peça feedbacks e verifique áreas que podem ser melhoradas.
Você pode automatizar processos de vendas com o Atendare
O que falta para você dar o primeiro passo e automatizar processos de vendas em seu negócio?
Com o CRM, você dá adeus às planilhas e aos trabalhos manuais que consomem o tempo da sua equipe. Além de ganhar agilidade nas tarefas e ter mais tempo para se dedicar aos clientes, você também terá mais segurança em cada atividade, evitando falhas humanas que podem comprometer suas estratégias.
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