Você sente que a sua agenda está lotada de reuniões que acabam apenas desperdiçando o seu tempo? Bom, você não está sozinho.
Em um relatório da Harvard Business Review, mais de 70% dos entrevistados concordaram que as reuniões são improdutivas e ineficientes. E ainda, 65% deles disseram que as reuniões os impedem de concluir seu próprio trabalho.
Apesar das reuniões serem uma ferramenta importante para qualquer negócio, infelizmente a maioria delas tendem a ser improdutivas, principalmente por falta de planejamento.
Chegou a hora de dar um basta nesta situação. Você quer saber como sair desse ciclo de reuniões improdutivas e começar a ter encontros mais eficientes?
Neste artigo você vai conhecer como tornar as reuniões muito mais produtivas na sua empresa, seja de forma presencial ou remota. E ainda, vai conhecer o que as grandes empresas de tecnologia como Amazon, Facebook, Apple e Google fazem para tornar as suas reuniões superprodutivas.
Veja a seguir:
- Quais são os tipos de reuniões?
- Dicas para ter reuniões mais produtivas
- Como tornar as reuniões remotas mais produtivas?
- [Bônus] O que as Big Techs fazem para tornar as reuniões superprodutiva
Quais são os tipos de reuniões?
Antes de reservar a sala de reuniões e escolher um horário na sua agenda, você precisa entender que as reuniões não são todas iguais. Cada reunião requer uma forma de se comportar e conduzir a conversa.
Ou seja, cada reunião vai demandar um planejamento específico, não só no modo como a reunião será feita, mas também na composição da equipe e na frequência que ela deverá acontecer.
Tudo isso precisa ser pensado antes, para que você possa planejar suas ações, organizar os materiais necessários, e sucessivamente, garantir reuniões mais produtivas. Confira a seguir os tipos de reuniões mais comuns:
Reunião de decisão
As reuniões de decisão envolvem os tomadores de decisão da empresa (gestores, diretores, lideranças). Como o próprio nome já sugere, as reuniões de decisão são realizadas para decidir sobre algo importante. Após a reunião e com as decisões tomadas, os participantes partem para ação.
Reunião de discussão
Uma reunião de discussão tem o objetivo de encontrar soluções para os problemas da empresa. Nesse tipo de reunião, os convidados discutem sobre os desafios da organização e como superá-los. Geralmente é feita um ata com todos os tópicos discutidos e o que foi definido sobre cada um.
Reunião informativa
As reuniões informativas são realizadas para comunicar os participantes sobre as novidades ou mudanças realizadas na empresa. Esse tipo de reunião, por exemplo, é bastante usada para a apresentação dos resultados da empresa para a equipe.
Você consegue perceber a diferença entre os tipos de reuniões? Cada tipo de reunião tem suas particularidades e isso influencia a forma como cada reunião será planejada.
Portanto, cada tipo de reunião vai demandar um planejamento, onde você vai saber quem precisa convidar, qual a pauta da reunião e quanto tempo ela pode durar.
Dicas para ter reuniões mais produtivas
Agora que você sabe exatamente qual tipo de reunião precisará participar ou convocar, confira a seguir 7 dicas que vão ajudar você a ter reuniões mais produtivas.
Se você é um gerente ou um líder de uma equipe, você poderá utilizar essas dicas para planejar reuniões mais produtivas. Ou se você faz parte de uma equipe, você pode usar essas dicas como sugestões para que as reuniões realmente se tornem superprodutivas na sua empresa.
Definir um objetivo para a reunião
Uma reunião deve ter um objetivo bem definido, pois é isso que vai nortear toda a discussão. Pode parecer óbvio – e realmente é. Porém, muitos profissionais chegam a uma sala para debater um assunto sem saber por onde começar e nem a que resultado chegar.
Por isso, é importante ter em mente qual será o propósito da reunião e definir um assunto principal para ser discutido. Assim, você garante o que deve ser conversado, de forma clara e direta.
Além disso, quando a reunião possui um objetivo bem definido os participantes já podem se preparar previamente com informações e sugestões de ideias.
Convide apenas as pessoas necessárias
É muito comum ter pessoas desnecessárias participando de uma reunião, e isso gera muita perda de tempo e ociosidade.
Por isso, convide para reunião apenas quem deve fazer parte dela e quem tem potencial de acrescentar com ideias e sugestões.
Além disso, uma reunião não deve ter muitas pessoas. Um grupo menor, é capaz de simplificar o processo de tomada de decisão, por exemplo.
Reservar uma data e um lugar para a reunião
Ao entender quem deve participar da reunião, verifique a agenda dos seus convidados e reserve uma data em que todos possam participar.
Além disso, a reunião precisa acontecer em um lugar reservado e silencioso, para evitar interrupções e distrações com ruídos externos. Uma sala reservada apenas para reuniões é a melhor opção.
Definir um tempo de duração para a reunião
Determine um horário para começar e para terminar a reunião. Ao definir um tempo de duração específico, os participantes da reunião acabam sendo mais objetivos nas suas falas para respeitar o tempo, e evitam mudar de assunto.
E se a reunião precisar ultrapassar o horário estabelecido, marque uma nova reunião para voltar a discutir os assuntos que ficaram pendentes.
Antecipar o assunto da reunião
Todos os participantes precisam saber quais serão os assuntos discutidos na reunião. Por isso, é importante que a pessoa que convocou a reunião, comunique os participantes com antecedência.
Assim os participantes poderão se preparar e fazer pesquisas, contribuindo muito mais para a discussão.
Ser objetivo e evitar distrações
Para ter reuniões com mais eficiência e produtividade é preciso evitar distrações e manter o foco no que precisa ser discutido.
Os participantes devem ser objetivos e falar de assuntos pertinentes à reunião e não desperdiçar o seu tempo com assuntos paralelos e irrelevantes. Afinal, isso torna a reunião improdutiva.
Aliás, o líder/responsável da reunião tem a função de manter a conversa nos “trilhos”. Ele precisa garantir que a reunião seja produtiva, retomando o foco caso as pessoas mudem de assunto.
Registrar tudo o que for decidido
Após a reunião, reserve alguns minutos para documentar o que foi decidido e disponibilize esse documento para os demais participantes. Esse documento deve ser simples e objetivo, e deve resumir o que foi discutido e as soluções alcançadas.
Como tornar as reuniões remotas mais produtivas?
As reuniões remotas se tornaram ainda mais presentes na rotina das empresas, principalmente por causa da pandemia, que fez com que muitas empresas tivessem que aderir ao trabalho remoto para cumprir com as medidas de isolamento social.
Apesar dos direcionamentos para uma boa reunião remota serem parecidos com as reuniões presenciais, existem alguns pontos de atenção para esse modelo à distância.
Escolher um lugar reservado
Assim como em uma reunião presencial, escolha um lugar da sua casa mais reservado e silencioso, para que você possa se concentrar sem barulhos externos.
Verificar a conexão com a internet
Antes de ingressar na reunião, teste sua conexão e também todos os dispositivos necessários para sua participação, evitando assim a ocorrência de problemas em cima da hora. Caso sua conexão esteja ruim naquele momento, informe o ocorrido e proponha um novo horário para a realização da reunião.
Aprender a usar os aplicativos de videoconferências
As reuniões remotas são realizadas através dos aplicativos de videoconferências como Skype, Meet, Zoom, entre outros. É importante que os participantes saibam usar os recursos dessas ferramentas indispensáveis para home office e garantir o bom andamento da reunião.
Um exemplo é o compartilhamento de tela e arquivos – recursos importantes para compartilhar dados e informações que reforcem a sua fala. Outra dica importante é deixar o microfone no mudo enquanto outras pessoas falam, evitando que barulhos externos interfiram na reunião.
Utilizar recursos visuais
Para destacar informações essenciais e aumentar a atenção dos participantes, você pode compartilhar slides na tela durante a reunião. Afinal, com o uso de recursos visuais adequados, torna-se mais fácil explicar e esclarecer uma ideia.
O que as big techs fazem para tornar as reuniões superprodutivas
Como você sabe, a Amazon, o Facebook, a Apple e o Google são grandes empresas de tecnologia que dominaram o mercado nos últimos anos. Essas empresas possuem um modelo de negócios escalável, dinâmico e ágil, onde a inovação é chave para o sucesso.
As big techs, como também são chamadas, precisam definir novas tecnologias e serviços continuamente, atualizando produtos e dispositivos para atenderem às demandas dos consumidores e se manterem relevantes no mercado.
Por isso, nada melhor do que conhecer as práticas dessas grandes empresas para aumentar a produtividade e eficiência em suas reuniões e, quem sabe, aplicá-las em seu negócio. Confira, agora, algumas delas e torne suas reuniões muito mais produtivas.
Amazon
A Amazon aplica um método muito interessante durante suas reuniões. Durante os primeiros 30 minutos de reunião, os participantes se dedicam a ler um documento que explica o objetivo da reunião.
Assim os participantes são incentivados a pensar sobre o objetivo com antecedência, sugerir ações e após o tempo de leitura, discutirem os pontos mais importantes.
Isso não significa que as reuniões sejam mais longas, muito pelo contrário. As reuniões da Amazon são curtas, porque os participantes, ao refletirem sobre o objetivo com antecedência, são muito mais pontuais em suas falas.
Além disso, ao final de cada reunião, sempre é revisado qual foi a decisão e porquê ela foi tomada, de forma que todos estejam comprometidos com o objetivo final.
Assim como a Amazon, os executivos do Facebook também não realizam reuniões sem que os participantes estejam realmente preparados.
Os participantes recebem um documento com as informações da reunião e se preparam para discutir um problema ou para tomar uma decisão.
Além disso, as reuniões do Facebook avançam seguindo uma lista de tópicos a serem discutidos (tipo um checklist), e quando todos os tópicos são atendidos, a reunião termina. Isso ajuda a organizar o tempo sem deixar nenhum assunto importante de fora.
Apple
Steve Jobs, cofundador da Apple, convidava para a reunião apenas as pessoas necessárias. Ele entendia que não era necessário chamar toda a equipe para as reuniões, mas somente aquelas pessoas que realmente precisavam estar ali.
Além disso, as ideias discutidas durante uma reunião na Apple são sempre atribuídas a um responsável. Cada responsável deve acompanhar a execução dessa ideia e reportar seus resultados em uma próxima reunião.
A Apple também aproveita suas reuniões para incentivar os colaboradores a apresentarem ideias novas. Isso motiva a equipe a contribuir e mantém os participantes envolvidos durante a reunião.
As reuniões do Google são curtas e sempre devem ser agendadas com antecedência. Além disso, durante uma reunião na Google, uma pessoa deve ficar responsável por anotar tudo o que for discutido. Isso deixa os demais participantes livres dessa obrigação, mantendo o foco no que é realmente importante a ser conversado.
Todas as ideias apresentadas em reuniões devem ser embasadas em dados concretos. Nada de achismo. Sempre deve ser demonstrado como aquela ideia trará retorno para a empresa.
Sempre há um relógio visível nas reuniões do Google marcando o tempo determinado, para evitar que a equipe se estenda desnecessariamente e para respeitar o tempo de duração da reunião.
De maneira geral, as reuniões nessas grandes empresas são menores, com apenas os participantes necessários e bem preparados. Agora, cabe a você analisar quais dessas ações podem ser adotadas pela sua empresa.
Como organizar uma agenda de reuniões
Como você viu, o segredo para fazer uma boa reunião está no seu planejamento e organização, seja com a equipe ou com o cliente. Afinal, o planejamento é uma maneira de minimizar os possíveis problemas, otimizar os recursos e garantir os melhores resultados.
Porém, manter a rotina de reuniões organizada pode ser desafiador. Para isso, organizar uma agenda é um passo importante. Para fazer isso, você pode utilizar um software de gestão de equipes.
O Atendare
O Atendare, por exemplo, é um software de gestão comercial, onde além de gerenciar o relacionamento com os clientes é possível organizar as atividades da sua equipe de vendas.
A plataforma Atendare permite registrar todas as atividades dos vendedores como, reuniões, visitas, ligações, tarefas diversas, para não perder nenhum compromisso, além de contribuir no controle diário da equipe.
Conheça as funcionalidades do Atendare e tenha mais praticidade, agilidade e conforto na realização das suas atividades.
