O trabalho em casa (no Brasil conhecido como Home Office) ia se tornando cada vez comum ao passar dos anos e já era praticado pelas mais diferentes organizações. Então chegamos em 2020 e nos deparamos com uma pandemia mundial que abalaria a economia, lazer e principalmente as relações pessoais, o correto agora é evitar o contato social. Forçados ou não pela COVID-19, várias empresas partiram para o trabalho em regime domiciliar, com cada colaborador desempenhando suas atividades de sua casa.
Apesar de parecer simples, a dinâmica de trabalho à distância pode acabar criando algumas dificuldade no compartilhamento de informações entre as pessoas, na gestão de tarefas, na produtividade e na comunicação. Pensando nisso, reunimos algumas ferramentas e dicas para quem já está trabalhando nessa modalidade e poderia ter mais performance com seu time.
Separamos essas ferramentas em 6 grupos:
A lista com certeza é bastante enxuta se olharmos para o panorama geral de softwares disponíveis no mercado, por isso nos restringimos aos que já tivemos contato, já utilizamos de alguma forma ou nos foram indicados.
1 – TAREFAS
Com toda certeza, a gestão de tarefas é um dos pontos mais latentes quanto estamos olhando para o trabalho remoto, assim há aqueles que permitem fazer a sua própria gestão de tarefas e checklist de atividade e os que facilitam a interação entre integrantes da equipe.
Google Keep
O Keep permite criar cards, similar ao que se faz com Post-Its, descrevendo atividades e criando checklist para serem completados. Apesar de permitir o compartilhamento de informações entre usuários, esse processo não é tão intuitivo como outras ferramentas, mas para uso individual é bastante prático e fácil.
Google Agenda / Apple Calendar / Microsoft Outlook
Outra forma de organizar suas atividade é usando um aplicativo de calendário à sua escolha, as escolhas mais óbvias são os que fornecem integração nativa ao e-mail e já permitem trabalhar de forma integrada entre computador e smartphone. Nossa recomendação aqui é o Google Agenda, visto que é mais amplamente utilizado e ao convidar outro usuário para uma reunião é mais fácil que ele acesse através deste, vale mencionar também que ele faz parte do ecossistema do Google e assim ao grande número de usuários do sistema Android.
Trello
O Trello é um dos mais famosos e renomados softwares que organizam suas atividades no formato Kanban (colunas e cartões). Você pode adicionar sua equipe ao um quadro, criar as listas (colunas) do seu processo e dentro delas os cartões com atividades.
Ele é muito utilizado para fazer a gestão de processos de demandas e projetos. Sua interface também é bastante amigável e simples. É possível adicionar data para conclusão, os responsáveis pela atividade e fazer comentários e checklists. Usando alguns adicionais você pode ativar a visão de calendário e outros recursos.
Air Table
O Air Table é mix interessante de ferramentas que pode ser seu grande diferencial e também seu grande calcanhar de aquiles, pois alguns usuários podem achá-lo complexo. Com ele é possível usar as informações em um formato parecido com planilhas, fazendo filtro e grupos. Em seguida ele permite criar visualizações dessas informações em vários formatos como Kanban, Formulário, Calendário, etc. O interessante é que ele trabalha com a ideia de criar fórmulas para os dados, de forma similar a o que é feito pelo Excel. A desvantagem para alguns é que só tem suporte ao idioma inglês.
2 – ARQUIVOS
A questão de gestão de arquivos é um ponto bastante disruptivo para empresas que querem fazer uma transformação digital, o uso de servidores locais para armazenamento de arquivos aos poucos vai sendo substituído por soluções em nuvem. Com backup, manutenção e principalmente acessibilidade em mente, cada vez mais empresas e startups partem para o cloud.
Google Drive (parte da GSuite)
O Google Drive é um ótimo repositório de arquivos, que permite às equipe fazerem a gestão de seus ativos através do computador ou smartphone. É possível criar pastas e compartilhá-las e também criar arquivos diretamente pelas ferramentas do Google como o Google Planilhas, o Google Documentos e o Google Apresentações. Vale citar que o Drive faz parte do GSuite, uma assinatura para empresas permitindo usar todas as ferramentas do Google usando seu próprio domínio e nesse sentido, exceto no plano inicial, há a opção de Drives Compartilhados, que facilitam a administração de pastas entre equipes.
OneDrive (parte do Office 365)
Se o Google Drive é a solução do Google para arquivos, o OneDrive é a solução da outra gigante, a Microsoft. Os recursos de ambas soluções são bastante parecidos, sendo que o OneDrive é parte do Office 365, em um pacote conjunto com os famosos softwares de escritório Excel, Word e PowerPoint.
Dropbox
Ao contrário dos itens anteriores, o Dropbox fica restrito a uma solução para compartilhamento de arquivos. Bastante famoso por sua simplicidade e pioneirismo no que tange a sincronia de arquivos em diferentes locais, em nuvem e nos dispositivos.
3 – COMUNICAÇÃO
A comunicação e integração entre componentes das equipes são pontos bastante afetados com o distanciamento social. Nesse sentido, o envio de mensagens, alinhamento de decisões e esclarecimento de dúvidas pode ser feito por meio digital.
Gmail
O Gmail é o serviço de e-mail do Google, disponível gratuitamente para o domínio @gmail.com e também para contas corporativas usando seu próprio domínio mediante assinatura do pacote GSuite. Sua interface, controle de spams, integração outros serviços, principalmente do Google, e performance o tornam um dos melhores serviços de e-mail da atualidade, se não o melhor.
Slack
O Slack é uma ferramenta de chat, na qual você pode criar canais (grupos) e enviar mensagens, arquivos e links de forma a centralizar a comunicação com o time. Seu reconhecimento é grande no que se refere a integração, visto que permite usá-lo em conjunto a uma infinidade de outros apps.
Team
O Microsoft Team, por sua vez, é uma alternativa ao Slack. Com recursos bastante similares tem a vantagem da integrações com outros aplicativos do Office 365.
4 – REUNIÕES
Ao se trabalhar a distância, é muito importante manter uma rotina de reuniões com sua equipe, principalmente com a câmera habilitada. Isso simplifica e permite um maior contato visual.
Meet
O Google Meet faz parte do GSuite e permite realizar chamadas de vídeo e compartilhamento de tela de forma facilitada com vários usuários, sem a necessidade de instalação de novos softwares. As chamadas podem ser realizadas diretamente pelo navegador ou também de via smartphone.
Dica: O Meet está disponível para todos os usuários de forma gratuita como forma de auxílio à Covid-19.
Dica 2: Há vários formatos de visualização disponíveis para o vídeo dos participantes, mas caso queira visualizar todos de uma só vez, em um formato de Grid, há uma extensão para Google Chrome bastante simples de utilizar.
Whereby
O Whereby, antes conhecido como Appear.in, permite criar rapidamente salas e falar com as pessoas com áudio, vídeo e compartilhamento de tela. O Saas conta com versão gratuita e paga.
Zoom
O Zoom também é um comunicador amplamente utilizado para chamadas de vídeo. Apesar de bastante eficiente esteve envolvido em alguns problemas relacionados à privacidade.
Skype
O Skype é outro mensageiro que permite criar grupos e falar com pessoas diretamente, enviando arquivos ou fazendo chamadas. A diferença é que via Skype você pode falar com qualquer usuário da rede, enquanto o Slack, por exemplo, é mais focado em chat com sua equipe interna, você inclusive cria um workplace para isso. O grande diferencial do Skype sempre foi sua ótima qualidade em chamadas, mas perdeu um pouco de espaço para os demais nos últimos anos.
5 – PRODUTIVIDADE E VENDAS
E para concluir, uma das áreas mais importante dentro das empresas, a área comercial. Se o coração da empresa já é muito importante e deve estar organizado quando estamos trabalhando em nossos escritório, não seria diferente ao trabalharmos remotamente.
Um sistema CRM é essencial para que seu time tenha produtividade, possa atingir as metas, fazer a empresa crescer e claro, ajuda em muito no acompanhamento das atividades.
Atendare
O Atendare é um software CRM com automação de marketing e automação de vendas, ou seja, você consegue trabalhar com os contatos desde o início do processo até o fechamento das vendas.
O legal é que ele é integrado com o Google Agenda, citado neste artigo, então as atividades podem ser organizadas pelo sistema CRM e já ficam sincronizadas com a agenda de cada usuário. Outra integração do Atendare é com o e-mail, permitindo enviar, consultar e relacionar e-mails aos contatos e negociações. Assim fica tudo centralizado em um só lugar e você consegue acessar estatísticas incríveis.
Com o Atendare integrado ao TotalVoice é possível ainda realizar chamadas telefônicas diretamente pelo software CRM e mantê-las armazenadas na linha do tempo.
Dica: Durante o mês de abril ao configurar sua integração com o TotalVoice você recebe R$ 30 de saldo para começar a fazer as chamadas.
Com o painel de automação do software CRM Atendare você transforma tarefas manuais e chatas repetitivas em processos automáticos e libera o time fazer o que é realmente essencial.
Para Finalizar
Como comentamos, há uma infinidade de ferramentas disponíveis para você. Use as que faça mais sentido para seu negócio, avaliando recursos e custo benefício.
Uma vez escolhida as ferramentas, o próximo passado é engajar a equipe. Afinal, o software é o resultado das informações e processos realizados por pessoas. É importante que os usuários finais comprem a ideia da adoção.
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