Os resultados de uma empresa estão diretamente relacionados ao desempenho do time comercial. Esse desempenho depende de um processo de vendas estruturado, que orienta a equipe no desempenho de suas atividades. Assim, uma forma de estruturar todo o projeto é mapear as atividades e pessoas responsáveis por cada etapa, desenhando um fluxograma.
O fluxograma de vendas é uma representação gráfica de tudo o que acontece no processo de vendas – da prospecção ao pós-venda –, oferecendo clareza sobre as etapas comerciais.
Até pouco tempo atrás, os vendedores seguiam muito o próprio feeling para alcançar o sucesso nas negociações. Mas o comportamento do cliente mudou, o mercado segue em constante transformação, e confiar apenas nessa percepção não pode mais ser admitido para alcançar o crescimento potencial.
Então, será que vale a pena investir tempo na construção de um fluxograma? E como fazer um fluxograma de vendas? É isso que você irá descobrir hoje. Confira!
- O que é um fluxograma?
- O que é um fluxograma de vendas?
- A importância do fluxograma para o processo de vendas
- Como fazer um fluxograma de processo comercial?
O que é um fluxograma?
Antes de descrever o fluxograma de vendas, vamos esclarecer do que se trata um fluxograma em si. Um fluxograma é uma representação visual que define as etapas e ações envolvidas no processo de um trabalho ou projeto. Os passos aparecem na forma de diagrama, sendo estruturados por símbolos e setas direcionais.
- Terminal: Símbolo oval que indica o início ou fim do fluxo de trabalho.
- Caixa de ação: Forma quadrada que representa as atividades ou ações específicas a serem executadas antes de seguir para a próxima etapa.
- Linha de fluxo: Tem a função de conectar diferentes símbolos do fluxograma, mostrando a ordem e direção das ações a serem executadas.
- Ponto de decisão: Representa escolhas ou decisões que precisam ser tomadas durante o processo de vendas. O símbolo é um gatilho que permite seguir diferentes caminhos baseados em critérios e condições específicas. Ele costuma marcar um ponto de ramificação do processo.
Esse recurso visual é adotado atualmente por setores variados, que incluem desenvolvimento de software, marketing e vendas. Se feito de forma adequada, o fluxograma pode ser uma ferramenta de negócio poderosa para tornar a descrição de um processo mais visual, intuitivo e compreensível aos envolvidos.
Elementos do fluxograma:
O que é um fluxograma de vendas?
Agora que você conhece o conceito de fluxograma, como será que ele se aplica a vendas? Um fluxograma de vendas é um recurso utilizado para dar clareza às etapas de um processo comercial. Ele é construído no formato de um diagrama e tem o objetivo de trazer o passo a passo das atividades em todas as suas fases.
Isso quer dizer que o fluxograma de vendas precisa conter todas as fases do processo comercial: prospecção, qualificação, apresentação, proposta, negociação, fechamento e pós-venda. E entre as fases, essa representação gráfica identifica todas as tarefas que devem ser seguidas para alcançar o objetivo seguinte.
Em resumo, ele oferece um panorama de todo esse processo, incluindo as fases passadas, a fase presente e as que virão a seguir. O foco é conduzir os leads ao longo do funil de vendas de forma eficaz e organizada, isto é, reduzindo o risco de falhas que podem gerar perda de oportunidades.
Um fluxograma elaborado de forma estratégica tende a facilitar a visualização de todo o processo de vendas. Sobretudo nas vendas complexas b2b, ele possibilita reconhecer falhas e gargalos e identificar, junto com eles, oportunidades de melhorias. Falaremos mais sobre todos os benefícios mais adiante!
Conheça os tipos de fluxogramas de processos
Ao falar sobre fluxograma de vendas, é preciso entender que existem duas formas comuns de disposição: a linear e a funcional.
Linear
Como o nome sugere, o fluxograma linear exige uma sequência de atividades do processo – ou seja, um “passo a passo” – em uma linha reta. Ele é mais simples e direto, sendo adequado para projetos menos complexos e com poucos desvios, apresentando uma estrutura sequencial de direção única.
Funcional
O fluxograma funcional é indicado para “separar” o processo entre os diferentes departamentos da empresa. Ele destaca as responsabilidades e interações entre as diferentes áreas, demonstrando como elas se relacionam entre si e oferecendo, assim, uma visão mais abrangente.
Por que um fluxograma detalhado é essencial para otimizar o processo de vendas?
O fluxograma visa garantir que as atividades do time comercial estejam organizadas e padronizadas em uma sequência de execução. Assim, cada ação possui um resultado previsível, e o acompanhamento do fluxograma como um todo permite fazer melhorias contínuas.
Entre todos os benefícios do fluxograma de vendas ao seu negócio, destacam-se os seguintes:
- Garantir que todas as etapas de vendas sejam seguidas
- Manter as atribuições de cada pessoa mais claras e organizadas
- Elevar a produtividade de vendas
- Identificar gargalos e áreas de melhoria
- Aumentar a previsibilidade do volume de vendas
- Comunicar seu processo de vendas a outras pessoas, como a um novo vendedor
- Tornar mais as decisões de cada etapa de vendas mais estratégicas
- Facilitar a mensuração de resultados
- Melhorar a experiência do cliente
- Melhorar o processo de vendas de forma contínua, mantendo-se à frente da concorrência
Como fazer um fluxograma de processo comercial?
Ao elaborar seu fluxograma de vendas, identifique as etapas do processo de vendas, detalhando as atividades, os responsáveis por cada etapa e os resultados desejados em cada uma delas. Você pode seguir os seguintes passos:
- Utilize ferramentas tecnológicas
- Identifique as etapas do processo de vendas
- Mapeie as atividades e responsáveis por cada etapa
- Estabeleça critérios de transição entre as etapas
- Desenhe o seu fluxograma de vendas
- Monitore os resultados e ajuste, se necessário
1. Utilize ferramentas tecnológicas
Algumas ferramentas permitem a construção do fluxograma de vendas de modo mais facilitado e com acesso disponível para todos os envolvidos. Entre as ferramentas online, destacam-se o Lucidchart e a Miro, ajudando você a desenhar todo o processo de forma clara e colaborativa.
2. Identifique as etapas do processo de vendas
Ao criar seu fluxograma de vendas, esse é um dos passos mais importantes. É essencial considerar as etapas do processo de vendas para que ele seja assertivo e permita a visibilidade que gestores e seus times precisam. Assim, eles podem avaliar com precisão onde precisam se concentrar para obter melhorias.
O cenário ideal é que seja feito um fluxograma individual para cada etapa do processo. A vantagem disso é manter a equipe concentrada na criação de um fluxo ideal e de forma precisa para cada fase.
Pensando nas etapas do processo de vendas b2b, você precisa considerar:
- Prospecção
- Qualificação
- Apresentação
- Proposta
- Negociação
- Fechamento
- Pós-venda
É claro que você deve ajustar conforme o processo específico listado pela sua equipe – principalmente se a empresa for b2c, que tende a ser mais simplificado.
3. Mapeie as atividades e responsáveis por cada etapa
Com a lista das etapas do processo de vendas em mãos, chegou a hora de construir o seu fluxograma de vendas. Esse é o ponto em que você deve observar os processos atuais que ocorrem na sua empresa, respondendo:
- quais são as etapas?
- quais são os responsáveis por cada fase?
- quais são os passos de uma sequência e os prazos?
- quais os pré-requisitos para concluir cada etapa?
- quais são os resultados esperados?
- onde a etapa começa e termina (gatilhos)?
4. Estabeleça os critérios de transição entre as etapas
A ideia desse passo é definir os critérios para avançar nas etapas. Isso inclui os intervalos para fazer um follow-up, por exemplo.
Você irá notar que em alguns momentos não é possível simplesmente avançar para a próxima etapa. Um exemplo disso é a etapa “enviar a proposta para o lead”. Se o lead receber e retornar ao vendedor, ótimo: o fluxo segue para a próxima etapa. Mas se não houver mais retorno, é preciso pensar:
- Haverá nova tentativa de contato?
- Se houver nova tentativa, em quanto tempo?
- E por aí vai.
5. Desenhe o seu fluxograma de vendas
Você pode desenhar o seu fluxograma de vendas como achar melhor: no papel ou utilizando um programa online. Como já comentamos, softwares online permitem uma experiência dinâmica e colaborativa na construção do fluxograma.
Confira um modelo de fluxograma de vendas:
6. Monitore os resultados e ajuste, se necessário
Com o fluxograma pronto e os processos sendo executados pela equipe, é preciso monitorar os resultados, identificar gargalos e oportunidades de melhorias.
Qualquer tipo de fluxograma requer melhorias ao longo do tempo. E não se espante: isso não é nenhum pouco diferente com o fluxograma de vendas. Por isso, fique sempre atento sobre os principais indicadores que irão te orientar para a melhor otimização do fluxo comercial, organização e melhorias das abordagens de vendas.
Os motivos de ajustes em um fluxograma de vendas podem incluir os critérios de qualificação do lead, simplificar o tempo de follow-up, automatizar tarefas, etc.
Acompanhando o fluxograma de vendas por meio do CRM
Para aumentar suas conversões e manter um ótimo relacionamento com seus clientes, é essencial ter a visibilidade sobre todo o fluxograma de vendas. A tecnologia ajuda na automatização de processos, permitindo a geração de dados contínuos e o acompanhamento de cada etapa de forma detalhada.
Com o Atendare, você consegue integrar as ações de Vendas com o Marketing e o Sucesso do Cliente. Tudo isso potencializa ainda mais a colaboração entre os times, eliminando ruídos na comunicação que podem comprometer a fluidez do processo comercial de ponta a ponta.
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Perguntas frequentes sobre fluxograma de vendas
1. O que é fluxograma?
Um fluxograma é uma representação gráfica que ilustra a sequência de etapas e decisões em um processo ou sistema. Ele utiliza símbolos padronizados para demonstrar de forma clara e visual como as atividades se conectam, permitindo uma compreensão rápida e fácil do funcionamento do processo.
2. O que é um fluxograma de vendas?
m fluxograma de vendas é uma representação visual das etapas e interações envolvidas no processo de vendas de um produto ou serviço. Ele descreve o caminho que um cliente potencial percorre desde o primeiro contato até a conclusão da compra, destacando pontos-chave e decisões importantes ao longo do caminho.
3. Por que um fluxograma é importante para otimizar o processo de vendas?
O fluxograma de vendas é uma ferramenta essencial para otimizar o processo de vendas por diversas razões:
- Visualização clara: Ele proporciona uma visão geral do processo de vendas, ajudando a identificar gargalos, ineficiências e áreas de melhoria.
- Tomada de decisão: Permite que a equipe de vendas e gestores identifiquem pontos críticos e tomem decisões estratégicas com base em dados concretos.
- Padronização: Facilita a implementação de práticas padronizadas para garantir que todos os colaboradores sigam o mesmo procedimento, resultando em maior consistência e qualidade nas vendas.
- Identificação de melhorias: Ao analisar o fluxograma, é possível identificar oportunidades de aprimoramento no processo de vendas para torná-lo mais eficiente e eficaz.
4. Como fazer um fluxograma de processo comercial?
Para criar um fluxograma de processo comercial, siga estes passos:
- Identificação das etapas: Liste todas as etapas do processo de vendas, desde o primeiro contato com o cliente até o fechamento da venda.
- Definição de símbolos: Escolha símbolos padronizados para representar cada tipo de ação, como retângulos para atividades, losangos para decisões e setas para mostrar a direção do fluxo.
- Organização sequencial: Coloque os símbolos em ordem sequencial, mostrando a sequência lógica das etapas do processo.
- Detalhamento das etapas: Descreva cada etapa de forma clara e concisa, evitando informações redundantes.
- Validação e revisão: Compartilhe o fluxograma com a equipe de vendas e outros envolvidos para garantir sua precisão e relevância.
- Atualização contínua: Lembre-se de que o processo de vendas pode evoluir com o tempo, portanto, mantenha o fluxograma atualizado à medida que novas mudanças forem implementadas.
Lembre-se de que um fluxograma de vendas bem elaborado pode se tornar uma ferramenta poderosa para impulsionar a eficiência e o sucesso das operações de vendas de uma empresa.
