O acesso a uma ferramenta de vendas – seja ela manual ou automatizada – é o que qualquer negócio precisa para entender para qual direção a empresa está indo. Sem um controle de vendas, é como se o gestor estivesse com suas lentes dos óculos sujas, ou seja, impedido de enxergar todos os pontos positivos, negativos e os resultados.
Com “resultados”, estamos falando objetivamente dos resultados que compete ao gestor de vendas monitorar e interpretar, que estão ligados aos objetivos e metas do negócio.
Então, sem delongas, vamos logo ao que interessa? Hoje você vai conferir:
- O que é o controle de vendas?
- Qual é a importância do controle de vendas?
- Conheça estratégias para um controle de vendas eficaz
- 7 ações que não podem faltar no controle de vendas do seu negócio
- 3 tipos de controle de vendas
O que é o controle de vendas?
O controle de vendas é uma função estratégica do gestor de vendas, composta por um conjunto de ações interligadas para planejar, organizar e monitorar as atividades comerciais da empresa. Esse controle está relacionado, por exemplo, com as metas e objetivos do negócio, registro das informações e acompanhamento do indicadores.
Essa estratégia contribui desde a organização dos fluxos dos processos de vendas, chegada da matéria-prima até o endereçamento do produto/serviço até o cliente. Assim, como não poderia ser diferente, tem como principal objetivo auxiliar a gestão de vendas no alcance das metas de vendas e lucros que a empresa busca.
Resumo das metas do controle de vendas:
- Planejar, organizar e monitorar atividades comerciais.
- Alinhar-se com metas e objetivos empresariais.
- Registrar informações e acompanhar indicadores-chave.
- Otimizar volume de vendas.
- Maximizar lucros.
- Controlar fluxo de receitas.
Qual é a importância do controle de vendas?
Não basta saber o que é o controle de vendas, mas também conhecer a sua importância antes de introduzi-lo ao negócio. Com essa estratégia, gestores podem implacar melhorias que passam desde a lógística ao recebimento e fornecimento de produtos, serviços e materiais.
Isso ocorre pois esse método permite antecipar problemas, identificando gargalos a partir do mapeamento de negócios fechados. Identificando tais erros, o gestor pode propor soluções e implementar as correções.
Por exemplo, se a sua empresa trabalha com produtos, é preciso saber quais itens estão com maior procura e evitar ruptura no estoque. E nessa mesma linha, se a sua empresa fornece serviços ou soluções, evitar que o cliente, ao comprar de você, tenha problemas ou atrasos para ter o serviço implementado ou em receber o treinamento necessário.
Tudo isso recebe impacto do controle de vendas. A partir de dados centralizados e o registro de tudo que entra e sai, além de objetivos e metas claros de onde se busca chegar, o gestor pode tomar decisões certas sobre as estratégias de vendas.
No entanto, a importância do controle de vendas não se encerra no setor comercial. De forma adicional, também impacta outros departamentos, como o financeiro. Ou seja, a partir do controle eficiente, a gestão da empresa se torna mais saudável, possibilitando manter não apenas os impostos em dia, como sabendo onde alocar os investimentos.
Conheça estratégias para um controle de vendas eficaz
Embora não seja exatamente simples, contar com estratégias permite aplicar o controle de vendas de modo a influenciar o crescimento de uma empresa. Vamos conferir:
Treinamento e capacitação da equipe de vendas
Além de mapear o controle de vendas, é preciso colocá-lo em prática. E, para colocá-lo em prática de forma eficaz, você precisa de pessoas. Ao treinar os times, todos os integrantes passam a saber exatamente como agir, mantendo-se alinhados aos objetivos do negócio.
Esse processo pode começar com uma avaliação das forças e limitações de cada um. Veja, isso não deve servir para expor ninguém, muito pelo contrário, e sim para traçar os tópicos mais urgentes e sobre os quais os integrantes estão mais deficientes.
Processos padronizados
Colocar o controle de vendas em prática também exige fluxos de trabalho claros e eficientes, onde há uma previsão de qual tarefa vem depois. A automatização de processos permite aliviar as equipes com tarefas e ações muito repetitivas, economizando tempo e focando mais no fechamento de negócios.
Feedback e ajustes constantes
Não se pode aplicar o controle de vendas no negócio e dizer: “Está tudo pronto, agora é só aguardar os resultados dessa organização”, esperando de forma passiva.
Para evitar cair nesse erro, peça feedback constante dos integrantes da equipe e descubra o que pode ser melhorado, implementando ajustes para tornar o controle de vendas um organismo vivo que se mantém adaptável e em constante evolução.
7 ações que não podem faltar no controle de vendas do seu negócio
Com as estratégias acima engatilhadas e sendo operacionalizadas no negócio, listamos 7 ações que são parte ou contribuem com o controle vendas:
1. Registrar os dados
Não importa o sistema que você adotou ou vai adotar, registrar os dados é o primeiro passo — e talvez o mais importante — do seu controle de vendas.
Todos os dias, seu time comercial tem acesso a uma quantidade de informações considerável sobre vendas, clientes e produtos. Por isso, elas precisam ser organizadas de forma bastante precisa na sua planilha ou sistema de gestão, produzindo relatórios completos para direcionar suas estratégias.
Com o registro dos dados, diferentes departamentos da companhia são impactados: começando por compras e estoque, que deixará disponível a quantidade de produtos que você precisa para a próxima campanha. E também o marketing, que poderá receber insights do time comercial sobre as atuais preferências do consumidor.
2. Manter a comunicação interna
Quando a troca regular de informações e feedbacks não faz parte da cultura comercial do negócio, isso pode resultar em falta de coordenação no atendimento ao cliente. Essas falhas podem impactar não apenas a venda em si, como também o pós-vendas — etapa crucial para fidelizar os clientes.
Por exemplo, a falta de comunicação pode incluir pessoas realizando uma mesma tarefa ou até mesmo gerar cobranças indevidas ao cliente, como consequência da falta de diálogo com o financeiro.
Ao aplicar o controle de vendas no seu negócio, é preciso garantir uma comunicação transparente e colaborativa, cujos esforços são somados para um fechamento de vendas mais eficiente e um atendimento ao consumidor que supere as expectativas.
3. Ter um calendário de tarefas
Sabe aquele receio constante de esquecer compromissos? Um vendedor que trabalha sob um controle de vendas eficaz precisa saber a hora de entrar em contato com um lead, reservar a agenda para elaborar uma proposta personalizada, registrar suas informações no CRM, entre outros.
As tarefas precisam de prazos claros, e nunca em aberto, permitindo o acompanhamento regular do seu progresso. Ainda, tarefas diárias ou semanais, como o preenchimento dos dados no sistema de gestão, podem ter um momento fixo do dia para a excução. Exemplo: todos os dias às 16h.
4. Realizar um controle eficiente de estoque
Imagine trabalhar com produtos e não saber se o estoque atendará à demanda. Ou, ainda, vender uma solução e não saber ao certo se você tem braço forte o suficiente para implementar tudo o que seu cliente precisa dentro do prazo.
Sem produtos para atender o consumidor, não existem vendas. O controle de vendas e estoque cumpre função especial nesse quesito, garantindo que, além de não perder vendas devido à falta de planejamento, sua empresa também não sofra uma queda de reputação diante dos clientes e do mercado.
5. Acompanhar com facilidade os negócios em fechamento
Ao controlar suas vendas, é preciso ter uma visão clara das negociações que estão em andamento, aquelas que aguardam o envio de proposta, entre outras. Ou seja, isso precisa estar à disposição do gestor com facilidade, evitando que gargalos impeçam um lead de avançar e converter em vendas.
Sem um processo de vendas definido, essa ação se torna impossível. Então, considere primeiro entender, construir e validar um processo comercial pensado para a realidade e necessidades do seu negócio.
- Aliás, também temos um artigo sobre o tema: Processo de Vendas: O que é, etapas e como montar em 5 passos!
7. Acompanhar os indicadores
Se o controle de vendas tem como foco colaborar com os gestores na tomada de decisão certa sobre estratégias de vendas, você concorda que falar em indicadores e métricas é fundamental, certo?
“Sem dados, você é apenas mais uma pessoa com uma opinião.” — Edwards Deming
Nesse sentido, você precisa definir e acompanhar os indicadores corretos para o seu negócio. Embora os KPIs (Indicadores-chave de desempenho) variem de empresa para empresa, existem algumas métricas mais importantes, por exemplo:
- Custo de aquisição do cliente (CAC);
- Ticket médio;
- Taxa de conversão;
- Churn rate;
- Taxa de follow-up;
- Ciclo de venda;
- Lifetime value (LTV);
- Monthly Recurring Revenue (MRR).
8. Usar a tecnologia a seu favor
Ferramentas como o ERP (Sistema Integrado de Gestão Empresarial) e o CRM (Gestão de Relacionamento com o Cliente) colaboram com o controle de vendas de forma conjunta. Porém, eles são coisas diferentes. Enquanto o ERP é destinado à contabilidade, ou seja, gestão de custos do negócio, o CRM é mais comercial, focado na gestão das vendas em si.
Temos um conteúdo que mostra a diferença entre um sistema de CRM e o ERP. Se estiver meio sem tempo, é só seguir este conteúdo que logo adiante abordaremos sobre o CRM, trazendo maiores detalhes sobre suas funcionalidades.
3 tipos de controles de vendas
Agora que você já entendeu o que é o controle de vendas, sua importância e estratégias, vamos conhecer as formas de colocá-lo em prática?
Já vamos adiantando que não existe uma forma certa ou errada de fazer o controle de vendas, mas aquelas mais eficientes e menos produtivas. Isso tem a ver principalmente com o porte do negócio e o orçamento disponível.
Controle de vendas manual
O controle de vendas manual é aquele que a padaria do seu bairro possui, usando basicamente papel e caneta para listar tudo o que entrou e saiu em determinado período. A organização desse controle é normalmente baseada no mês, quinzena ou semana.
Como se baseia em períodos, uma folha precisa ser dedicada para cada ciclo: uma folha por semana, por exemplo, exigiria um total de quatro folhas para fazer o controle de todo um mês. Tudo variando, é claro, de negócio para negócio, considerando os fluxos de vendas de cada um.
Assim, o balanço mensal, os cálculos de lucros, prejuízos e investimentos tomam como partida tudo o que está anotado no controle de vendas manual.
A desvantagem desse tipo de controle está na dependência exclusiva de registros em papel. Além de tomar um tempo significativo do responsável, o processo fica mais sujeito a erros humanos e eleva os desafios em sua organização, atualização e análise de dados na busca por padrões.
Controle de vendas com planilhas
O controle de vendas com planilhas é uma forma de controle amplamente utilizada pelas empresas. Embora tenha semelhança com o último, feito no papel, as planilhas oferecem recursos como a aplicação de fórmulas que facilitam o controle.
Apesar de ainda exigir fazer os registros manualmente, o tempo que se ganha com a planilha é maior devido ao controle mais dinâmico.
Porém, a dedicação humana que ela requer é um ponto negativo, além da dificuldade em lidar com grandes volumes de informações. Conciliar dados de diferentes planilhas de forma integrada e em tempo real, por exemplo, pode ser um grande desafio.
O controle de vendas feito com planilhas pode servir como um paliativo interessante para empresas cujo orçamento ainda impede considerar contratar uma ferramenta de gestão. Mas, no contexto de crescimento, a adesão do software precisa ser considerada pela gestão do negócio.
Controle de vendas com software (CRM)
Um software é capaz de automatizar as ações listadas acima de forma simples e dinâmica. Baseado em nuvem, ele mantém informações sensíveis de vendas e dos clientes armazenadas de forma segura, fornecendo relatórios para contribuir com as estratégias.
CRM – sigla para Customer Relationship Management (Sistema de Gestão do Relaciomamento com o Cliente) – é o software mais popular para essa finalidade. Com esse sistema, todos os registros de vendas e dos clientes se mantém centralizados.
Isso significa que registros de vendas, ações executadas pela equipe, histórico de interações e preferências dos clientes ficam disponíveis para acesso de toda a equipe. Além disso, a ferramenta também possibilita centralizar as reuniões realizadas, anexos trocados, notas, etc.
O software CRM não exige a instalação de programas, bastando ter acesso à internet para usufruir dos recursos e benefícios que a ferramenta entrega. Como última vantagem, o CRM se diferencia pela facilidade de manter os times de vendas e marketing alinhados, com dados amplamente disponíveis para o trabalho em equipe.
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