O relatório de vendas é um documento essencial para as equipes comerciais. É através dele que gestores e diretores conseguem fazer uma análise mais profunda sobre a situação da área comercial.
É neste documento que os profissionais da área comercial inserem as informações relevantes sobre as vendas e negociações que ocorreram em um período, de uma forma clara e concisa.
Porém, muitos profissionais têm dificuldades em gerar um bom relatório de vendas, pecando pelo excesso ou pela falta de informações.
Afinal de contas, não adianta nada encher o relatório de vendas com informações, se grande parte dessas informações forem irrelevantes e confusas. Da mesma forma, é igualmente ruim produzir relatórios de vendas com poucos dados e informações, pois isso prejudica uma análise profunda da situação de vendas.
Seja em um cenário ou no outro, contar com ferramentas que te auxiliam a gerar bons relatórios de vendas (como um CRM que centraliza todas as informações, por exemplo), é um grande diferencial para o resultado final.
Neste artigo vamos te ajudar a compreender melhor o que é um relatório de vendas, qual é a sua importância e quais são os passos para criar um relatório de vendas eficiente. Confira:
- O que é um relatório de vendas e por que ele é importante?
- Como criar um relatório de vendas eficiente
- Benefícios de um relatório de vendas bem-feito
- Ferramentas para facilitar a criação de relatórios de vendas
- Considerações finais
O que é um relatório de vendas e por que ele é importante?
Entender com clareza o que é um relatório de vendas e qual é o seu objetivo é essencial para poder criar um relatório de vendas realmente bom.
Engana-se quem pensa que um relatório de vendas é um simples documento que os vendedores geram para “comprovar” a sua performance aos “chefes”. O relatório de vendas é muito mais do que uma prova com as informações das vendas realizadas em um período, ele abrange métricas e análises que norteiam as estratégias comerciais de uma empresa.
Afinal, o que é um relatório de vendas?
Um relatório de vendas é um documento que organiza e apresenta dados relacionados às atividades comerciais de uma empresa, com o objetivo de monitorar, analisar e avaliar o desempenho das vendas em um determinado período.
Ele geralmente inclui informações como volume de vendas, receita gerada, produtos/serviços mais vendidos, desempenho da equipe de vendas, taxa de conversão, comportamento dos clientes e comparações com metas ou períodos anteriores.
Esse tipo de relatório é essencial para identificar tendências, oportunidades de mercado, áreas de melhoria e para embasar decisões estratégicas que podem aumentar a eficiência e os resultados da equipe comercial.
Ele pode ser apresentado de forma simples, como uma planilha, ou através de ferramentas mais avançadas, como dashboards dinâmicos.
Qual é a importância do relatório de vendas?
Já comentamos um pouco sobre a importância do relatório de vendas no tópico anterior, agora vamos nos aprofundar um pouco mais e entender o porquê o relatório de vendas é um documento tão importante para sua empresa.
O relatório de vendas ajuda a entender os resultados da equipe de vendas
O relatório de vendas desempenha um papel crucial para compreender os resultados da equipe de vendas, pois fornece uma visão detalhada e estruturada do desempenho individual e coletivo dos vendedores.
Ele permite analisar métricas como número de negócios fechados, taxa de conversão, alcance de metas, e o impacto de estratégias aplicadas em diferentes períodos ou regiões. Além disso, esse recurso ajuda a identificar pontos fortes, como os vendedores que se destacam, e áreas que precisam de melhorias, como gargalos no processo de vendas.
Com essas informações, gestores podem tomar decisões mais informadas para otimizar o desempenho da equipe, alinhar estratégias e motivar o time para alcançar melhores resultados.
O relatório de vendas auxilia na identificação de tendências e padrões de comportamento
O relatório de vendas é uma ferramenta indispensável para a identificação de tendências e padrões de comportamento, tanto dos clientes quanto do mercado.
Por meio da análise dos dados consolidados, como histórico de compras, sazonalidade, produtos/serviços mais vendidos e preferências dos consumidores, é possível reconhecer padrões que indicam oportunidades e riscos.
Ele também ajuda a antecipar demandas futuras, ajustar estoques e planejar campanhas de marketing mais assertivas.
Além disso, os relatórios permitem observar como mudanças externas, como novas tendências de mercado ou comportamentos de concorrentes, impactam as vendas, fornecendo insights valiosos para o planejamento estratégico e a adaptação às dinâmicas de mercado.
O relatório de vendas fornece suporte estratégico para tomadas de decisão e ajustes no planejamento
O relatório de vendas é uma fonte de suporte estratégico para a tomada de decisões e ajustes no planejamento de uma empresa. Ao oferecer dados concretos e detalhados sobre o desempenho das vendas, ele permite aos gestores avaliar a eficácia das estratégias atuais e identificar áreas que precisam de melhorias.
Informações como produtos ou serviços com maior ou menor demanda, segmentos de clientes mais lucrativos e tendências de mercado ajudam a orientar ações corretivas e preventivas.
Com esses dados, é possível ajustar metas, redesenhar campanhas, alocar recursos de forma mais eficiente e definir prioridades para impulsionar os resultados. Dessa forma, o relatório de vendas não apenas reflete o que aconteceu, mas também serve como uma bússola para guiar decisões futuras de forma embasada e proativa.
Como criar um relatório de vendas eficiente
Agora que já entendemos o que é um relatório de vendas e qual é a sua importância, podemos passar para a etapa de criação do relatório de vendas.
Criar um bom relatório de vendas não precisa ser uma tarefa difícil ou tediosa, seguindo os passos corretos você consegue criar um documento completo, com informações claras e relevantes para a sua empresa.
1º passo: Planejamento e estruturação
Antes de começar um projeto que nos tomará tempo e exigirá dedicação da nossa parte, é muito importante planejar e estruturar o processo com calma. Não adianta sair afobado colocando todas e quaisquer informações no relatório, sem ter um plano ou objetivo em mente.
Por isso, primeiro começamos com o planejamento e a estruturação de como será o relatório de vendas.
Nessa etapa, é preciso identificar quais informações são realmente necessárias para o relatório. Além disso, também precisamos identificar quais informações não são relevantes para o relatório.
Tão importante quanto saber o que exatamente devemos fazer é saber exatamente o que não devemos fazer, pois isso evita esforço inútil e retrabalho.
Ao planejar a estrutura do relatório de vendas, padronize o formato do relatório para facilitar o processo de criação e o seu uso. Ter um método e um processo estruturado facilita e otimiza a criação de outros relatórios de vendas no futuro.
2º passo: Coleta de dados
O segundo passo é também um dos mais desafiadores: a coleta de dados. Seja por não saber quais dados coletar ou por não saber onde coletar esses dados, essa etapa pode ser uma das mais complicadas.
Mas não precisa ser assim, com as dicas e orientações que vamos te dar o processo vai ficar bem mais fácil, tornando uma tarefa que poderia ser complicada em algo simples e tranquilo de fazer.
É importante ressaltar que cada empresa e equipe comercial pode demandar por dados diferentes em seu relatório, por isso avalie criteriosamente quais informações são realmente necessárias no seu cenário.
Abaixo separamos uma lista com alguns dados que geralmente são relevantes em relatórios comerciais:
- Faturamento e quantidades vendidas
- Ticket médio de vendas
- Vendas por vendedor
- Vendas por cliente
- Métricas de desempenho dos vendedores
- Dados sazonais
Faturamento e quantidades vendidas
Este é o primeiro aspecto que deve ser sempre incluído por quem deseja saber como elaborar um relatório de vendas.
Informe o valor total das vendas e o número de vendas realizadas.
Na sequência, inclua a quantidade de cada produto ou serviço vendido, juntamente com o valor total correspondente. No caso de serviços altamente personalizados, como consultorias ou projetos sob medida, isso pode não ser viável.
Veja como é fácil encontrar essas informações nos relatórios do Atendare CRM:
Ticket médio de vendas
Informe o ticket médio das vendas totais e, em seguida, calcule o ticket médio para cada categoria de produto ou serviço. Isso é importante porque, frequentemente, há variações devido a descontos por volume ou outras condições negociadas individualmente.
Vendas por vendedor
Essa informação é essencial para gerenciar as comissões e avaliar o desempenho da equipe de vendas.
É importante incluir o valor total das vendas realizadas por cada vendedor, assim como a quantidade de negociações efetuadas por eles.
Dependendo da variedade de produtos ou serviços oferecidos pela empresa, também pode ser interessante detalhar as quantidades e os valores correspondentes que cada vendedor negociou. No entanto, em alguns casos, esse nível de detalhamento pode tornar-se excessivamente complexo.
Vendas por cliente
Quem busca elaborar um relatório de vendas detalhado não pode esquecer de incluir informações sobre as vendas por cliente, como o nome da empresa ou grupo, o ticket médio dessas transações, os produtos ou serviços adquiridos, os valores gastos em cada item e a quantidade comprada, entre outros dados relevantes.
Métricas de desempenho dos vendedores
O número de e-mails enviados, ligações realizadas, reuniões marcadas, propostas enviadas, negócios concretizados e outras atividades dos vendedores são métricas relevantes que podem ser incluídas em um relatório de vendas.
Leia também: KPIs de vendas: 8 principais indicadores da área comercial
Dados sazonais
Em relatórios de vendas anuais, semestrais ou trimestrais, dependendo do setor da empresa, informações sazonais podem ser relevantes.
Analisar os períodos do ano com maior volume de vendas auxilia no planejamento e na tomada de decisões sobre estratégias de preços, descontos e promoções.
3º passo: Disciplina no preenchimento
Aqui na terceira etapa é fundamental que a coleta de dados e as informações sejam inseridas de forma consistente e precisa. Manter uma rotina organizada de atualização dos dados, seja diariamente, semanalmente ou conforme o fluxo de vendas, garante que o relatório reflita a realidade da empresa de forma clara e sem distorções.
Além disso, ao manter essa disciplina no preenchimento, evita-se a perda de informações importantes e a necessidade de correções posteriores. É recomendável que todos os membros da equipe comercial ou envolvidos na coleta de dados sigam as mesmas diretrizes e padrões estabelecidos, para que o processo seja eficiente e a integridade das informações seja preservada ao longo do tempo.
Dessa forma, você cria uma base sólida e confiável para a análise dos resultados e a tomada de decisões estratégicas.
Pensando em tudo isso, um CRM que centraliza todas as informações do processo comercial e que possui uma agenda integrada pode ser uma solução muito útil. Veja como o calendário da Atendare pode te ajudar a manter a disciplina de preencher o relatório de vendas semanalmente (ou outro período que você desejar):
Sem contar que o Atendare te notifica antes do horário da sua atividade, para que você não se esqueça de nada e possa manter a sua rotina organizada.
Benefícios de um relatório de vendas bem-feito
Um relatório de vendas bem-feito traz vários benefícios para os gestores e toda a equipe comercial de uma empresa. Ao reunir as informações e dados relevantes sobre o processo comercial de uma forma inteligente e organizada, você gera mais clareza e assertividade para todos que analisarem o relatório de vendas.
Esses benefícios com o tempo se convertem em mais vendas, menos tempo desperdiçado e maior acerto nas estratégias adotadas pela empresa.
Alguns benefícios que você obterá ao criar um relatório de vendas bem-feito:
Melhoria na tomada de decisão
Uma das grandes vantagens de organizar os dados em um relatório de vendas é a melhoria na tomada de decisão. Quando as informações estão estruturadas de maneira clara e acessível, torna-se mais fácil identificar problemas, como gargalos no processo de vendas ou produtos com baixo desempenho, e também enxergar oportunidades, como itens com alta demanda ou mercados potenciais a serem explorados.
Essa organização permite uma análise mais assertiva, ajudando os gestores a tomar decisões estratégicas fundamentadas em dados reais, o que aumenta as chances de sucesso e reduz os riscos de escolhas equivocadas.
Otimização de estratégias
A otimização de estratégias é uma das principais vantagens proporcionadas por informações detalhadas em um relatório de vendas.
Ao dispor de dados claros e precisos, é possível avaliar o desempenho atual, identificar pontos de melhoria e ajustar processos ou metas com base em evidências concretas. Por exemplo, ao entender quais produtos/serviços têm maior aceitação ou quais canais de vendas são mais eficazes, a empresa pode redirecionar esforços e recursos para maximizar resultados.
Essa abordagem baseada em fatos garante que as estratégias sejam mais alinhadas às reais necessidades e oportunidades do mercado, aumentando a eficiência e a competitividade do negócio.
Engajamento da equipe
Os relatórios de vendas desempenham um papel importante no engajamento da equipe comercial, servindo como uma ferramenta para alinhamento e motivação.
Ao compartilhar resultados de forma transparente, é possível reforçar o entendimento sobre metas e destacar o impacto do trabalho de cada membro nos resultados gerais. Além disso, relatórios bem estruturados permitem reconhecer o desempenho de destaque, incentivando a competitividade saudável e promovendo a valorização do esforço individual e coletivo.
Quando os vendedores têm acesso a esses dados, eles se sentem mais conectados aos objetivos da empresa e motivados a alcançar melhores resultados.
Maior previsibilidade
A identificação de tendências sazonais e padrões de comportamento por meio de relatórios de vendas traz maior previsibilidade para o planejamento futuro.
Com essas informações, é possível antecipar períodos de alta ou baixa demanda, ajustar estoques, planejar campanhas de marketing mais eficazes e adaptar políticas de preços ou promoções conforme as necessidades do mercado.
Essa capacidade de prever comportamentos com base em dados históricos permite que a empresa se prepare melhor para os desafios e oportunidades, tornando-se mais ágil e eficiente na tomada de decisões estratégicas.
Ferramentas para facilitar a criação de relatórios de vendas
Ao longo deste artigo você percebeu a importância de um relatório de vendas bem feito, com os dados corretos e organizados de uma forma clara e objetiva, facilitando a análise posterior.
Porém, gerar esse relatório pode ser uma tarefa difícil ou ineficiente se feita manualmente. Afinal, corremos o risco de esquecer uma informação ou trocar algum dado de lugar.
Felizmente existem várias ferramentas que podem ser utilizadas para facilitar a criação de bons relatório de vendas.
Abaixo listamos algumas ferramentas que você pode utilizar para criar seus relatórios de vendas.
Uso de sistema CRM
O software que dá mais facilidade na geração de relatórios e métricas de vendas são os sistemas de CRM. O Software de CRM ajuda a centralizar e organizar dados automaticamente do processo comercial, economizando tempo e reduzindo erros.
Com o CRM você consegue ter em um único lugar todas as informações das negociações, tanto as fechadas quanto as perdidas. Além disso, muitos CRMs possuem dashboards de análises, onde você encontra alguns dados para os relatórios de vendas já prontos.
No Atendare, por exemplo, é possível identificar em um único painel quais são os produtos/serviços mais vendidos, a performance de cada vendedor, o ticket médio das vendas realizadas, bem como a quantidade total de faturamento. Essa informação está acessível e detalhada dentro da plataforma.
Uso de planilhas
Muitas empresas ainda usam das antigas planilhas, que ajudam a gerar relatórios de vendas simples e básicos.
O uso de planilhas para gerar relatórios de vendas é uma solução acessível e flexível, amplamente conhecida pelas equipes, o que facilita sua adoção sem grandes custos ou treinamentos.
Geralmente as soluções mais utilizadas são o Excel ou Google Sheets, onde o profissional cria as planilhas e insere manualmente os dados, linha por linha e coluna por coluna.
No entanto, à medida que o volume de dados cresce, surgem limitações, como maior propensão a erros, falta de automação e dificuldade para integrar diferentes fontes de informações. Embora práticas para empresas menores, as planilhas podem se tornar ineficientes e inadequadas em cenários mais complexos ou dinâmicos.
Outros recursos
Além dos sistemas de CRM e planilhas, existem outras ferramentas que podem contribuir significativamente para a criação de relatórios de vendas. O uso de planilhas padronizadas e templates, por exemplo, é uma maneira prática de acelerar o processo, garantindo consistência e organização. Esses modelos prontos permitem que as equipes sigam um formato já estruturado, minimizando erros e retrabalho.
Outra alternativa são os softwares de automação, que integram diferentes fontes de dados e geram relatórios automaticamente, otimizando o tempo e reduzindo o esforço manual. Essas ferramentas são especialmente úteis para empresas que lidam com grandes volumes de informações, pois oferecem maior precisão e análises mais detalhadas.
Ao combinar esses recursos com outras soluções, como o uso de um CRM, é possível atender às necessidades específicas de diferentes cenários e negócios, aumentando a eficiência e a qualidade dos relatórios de vendas.
Considerações finais
Assim como esse artigo possui esta conclusão, é interessante que o seu relatório de vendas também possua as considerações finais.
Seja uma parte escrita do relatório, dentro do e-mail enviado juntamente com o documento ou durante a apresentação dos dados, faça uma conclusão do seu relatório de vendas.
Ao concluir seu relatório de vendas, apresente os principais insights e dados que o relatório contém. Para isso é necessário analisar e interpretar os dados do relatório corretamente.
Como você percebeu ao longo deste artigo, para conseguir analisar e interpretar os dados das vendas corretamente, é necessário ter um relatório de vendas bem feito.
Conte com o Atendare para realizar essa tarefa com eficiência: no Atendare você encontra várias análises e dashboards mostrando os dados do seu processo comercial, tudo em um único lugar, de uma forma organizada e descomplicada. Clique aqui para conversar com um de nossos consultores e conhecer mais sobre a plataforma.
Agora você está capacitado com as melhores dicas para apresentar um relatório de vendas bem-feito, com insights e informações que podem nortear as melhores decisões comerciais da sua empresa.
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