A rotina comercial é importante para garantir que a equipe de vendas saiba exatamente o que deve ser realizado ao longo do dia. Sem uma rotina estabelecida, os vendedores podem perder o foco ou esquecer tarefas importantes. Assim, criar uma rotina comercial garante que todos estejam realizando as ações certas no momento adequado, resultando em uma melhor performance da equipe comercial e melhores resultados de vendas.
Além disso, uma rotina comercial bem estabelecida pode ajudar a otimizar o tempo dos vendedores, evitando desperdício em tarefas desnecessárias ou atividades que não agregam valor. A rotina também permite uma melhor gestão de tarefas e acompanhamento de resultados, permitindo ao gerente de vendas ajustar a estratégia e alocar recursos de maneira mais eficiente.
Neste post, organizamos 10 importantes passos para ajudar você a organizar a rotina do seu time comercial. Veja a seguir:
- O que é rotina comercial?
- Quais são as principais atividades do departamento comercial?
- Como organizar a rotina comercial da sua equipe de vendas? Descubra com estas 10 dicas
O que é rotina comercial?
Uma rotina comercial é o conjunto de atividades e tarefas realizadas diariamente pela equipe de vendas e comercial para atingir as metas e objetivos estabelecidos pela empresa.
Veja um exemplo: Diariamente, você segue uma rotina assim quando acorda, como escovar os dentes, tomar seu café da manhã, e se organizar para que você possa ir trabalhar.
Assim como na vida pessoal, a área de vendas também possui uma rotina, com um conjunto de atividades que precisam ser realizadas.
Confira algumas das funções da área comercial:
- Prospectar novos clientes e identificar oportunidades;
- Negociar e fechar contratos;
- Implementar novas estratégias de vendas;
- Acompanhar e colaborar com os setores de vendas e marketing;
- Analisar dados e métricas para identificar tendências;
- Realizar treinamentos para a equipe de vendas, incluindo líderes operacionais;
- Preservar o relacionamento com os clientes existentes.
Desta forma, uma rotina comercial organizada, com tarefas claras, ajuda a manter o foco nos objetivos de vendas, facilita a organização de atividades dos vendedores, melhora a eficiência e produtividade da equipe e consequentemente, aumenta a probabilidade de fechamento de vendas.
Quais são as principais atividades do departamento comercial?
Criamos um framework básico com as principais atividades do departamento comercial. Você poderá adicionar outros na realidade do seu negócio – é claro, dependendo das necessidades do time comercial. Confira:
Prospecção
A prospecção é uma atividade realizada pelo pré-vendas. Ela consiste em identificar empresas e/ou indivíduos que possam estar mais interessados em comprar a solução que está sendo oferecida. Entre as atividades envolvidas, incluem-se o uso de redes sociais, realizar ligações e buscar indicações de clientes antigos para conseguir novos contatos.
Qualificação
A qualificação tem como objetivo identificar quais potenciais clientes estão mais propensos a fechar negócios. Para ter sucesso nesta etapa, é importante que a equipe de vendas baseie suas ações em alguns critérios específicos, tais como:
- Atende ao perfil de cliente ideal da empresa
- Tem necessidades que a solução da empresa pode resolver
- Está consciente da necessidade
- Tem habilidade e capacidade para tomar uma decisão de compra
- Não está satisfeito com a solução atual para essas demandas.
Ao identificar os potenciais clientes que possuem um perfil adequado e que estão com intenção de comprar, eles são direcionados para a equipe de vendas para prosseguir com o processo de venda.
Demonstração
A demonstração do produto ou serviço irá gerar mais confiança no cliente de que a solução é ideal para ele. Portanto, a demonstração prática e o esclarecimento de dúvidas ao potencial cliente são mais algumas atividades que envolvem a rotina comercial.
Negociação
Depois que o cliente teve o primeiro contato com a solução, entendeu como o produto ou serviço poderá solucionar o problema e teve suas primeiras objeções neutralizadas, a negociação é o momento de discutir preços, prazos e condições.
Ao time comercial, isso envolve gerar e enviar propostas comerciais e acompanhar o cliente durante o processo de decisão – o conhecido follow-up de vendas.
Fechamento
O fechamento é a etapa final que dá continuidade à negociação, onde o vendedor deve obter o compromisso do cliente em relação à compra.
Algumas das tarefas envolvidas aqui são perguntas fechadas – que conduzem o cliente potencial à uma decisão –, técnicas de persuasão e um argumento final que resume os benefícios da compra e conduzem a um fechamento.
Retenção de clientes
Se engana quem pensa que tudo acaba no fechamento. Fidelizar e reter clientes depende do setor de pós-vendas, envolvido no acompanhamento do cliente depois de comprar o produto. Isso inclui principalmente tirar as dúvidas e coletar feedbacks para melhorias. Além disso, solicitar indicações de possíveis compradores também entra nessa rotina.
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Como organizar a rotina comercial da sua equipe de vendas? Descubra com estas 10 dicas
Você já descobriu quais são as principais atividades da rotina comercial. Agora, chegou a hora de organizar a casa e preparar o time comercial para adotar as melhores práticas e garantir uma rotina mais produtiva. Aproveite!
1. Ter um processo de vendas com etapas e tarefas bem definidas
Antes de tudo, recomendamos que você entenda o processo que existe atualmente na empresa – ou que até mesmo examine a falta dele. Ter um processo de vendas bem definido é importante para ter um roteiro para a equipe de vendas conduzir os clientes potenciais pelos estágios do funil de vendas com sucesso.
Em geral, o processo de vendas inclui as seguintes etapas:
- Prospecção;
- Primeiro contato com o lead;
- Qualificação;
- Demonstração de valor;
- Contorno das objeções (negociação);
- Fechamento do negócio;
- Onboarding;
- Fidelização.
Como dissemos, as etapas precisam ser adaptadas à realidade do seu negócio.
2. Dividir papéis conforme a habilidade e a característica de cada vendedor
Organizar as rotinas comerciais e delegar as tarefas de vendas de acordo com as habilidades e características de cada vendedor é uma estratégia valiosa para aumentar a produtividade da equipe, melhorar o desempenho individual e promover a satisfação no trabalho.
Além disso, organizar as rotinas comerciais ajuda a evitar sobrecarga de trabalho em alguns vendedores e garante que todas as tarefas importantes sejam cumpridas de forma eficiente. Delegar as tarefas de acordo com as habilidades e características de cada vendedor também permite que eles se sintam valorizados e motivados, o que pode resultar em uma maior satisfação e comprometimento com a equipe e com a empresa.
E ainda, essa estratégia também ajuda a identificar pontos de melhoria e desenvolver as habilidades dos vendedores, o que é importante para o crescimento contínuo da equipe e da empresa.
3. Estabelecer metas individuais e coletivas
O sucesso na rotina comercial depende de metas claras e compartilhadas. É importante que o gestor estabeleça tanto metas individuais quanto coletivas para garantir o envolvimento e comprometimento de todo o time de vendas.
Definir apenas metas globais pode torná-las abstratas e desmotivadoras. Além disso, incluir o time na definição das metas aumenta o seu engajamento e comprometimento com os resultados. Aqui vão algumas dicas:
- Divida a definição das metas com os vendedores;
- Procure um modo eficiente de acompanhar o desenvolvimento das metas, como um dashboard de um CRM;
- Realize reuniões semanais com o time para discutir os resultados até aquele momento. Identifique gargalos e procure formas de solucioná-los.
4. Utilizar uma ferramenta de vendas
Ao automatizar fluxos de trabalho, tornando-os mais dinâmicos, ágeis e práticos, uma ferramenta de vendas como o sistema CRM colabora muito com as rotinas comerciais. A seguir, dê uma olhada nas facilidades que o sistema pode oferecer:
- Ajuda o time de vendas a acompanhar seu progresso em direção às metas;
- Facilita a criação de gráficos para apresentar métricas e análises à alta gestão;
- Unifica a base de dados e o histórico de interação dos leads, de modo que todos os envolvidos no processo comercial tenham acesso;
- Otimiza a comunicação com ferramentas Voice over IP (VoIP);
- Faz a gestão de tarefas e compromissos;
- Permite a automação de processos.
A CRM Magazine realizou uma pesquisa que mostrou que 91% das empresas com 10 ou mais colaboradores no mundo estão usando um sistema CRM para a gestão de vendas e a principal ferramenta à sua disposição hoje é a Atendare. A plataforma Atendare possui diversos benefícios nas rotinas comerciais B2B:
- Gestão de oportunidades;
- Agenda e tarefas;
- Gerenciamento de pipeline;
- Múltiplos funis de venda;
- Gestão de propostas e contratos;
- Organização das metas.
5. Gestão de tempo inteligente
A gestão de tempo inteligente, em resumo, se trata de fazer mais em menos tempo. Isso é possível através de um planejamento eficiente, de modo que a produtividade aumenta e aqueles imprevistos que acabam surgindo não possam comprometer os resultados finais.
Aqui vão algumas dicas para você gerir seu tempo e atingir os objetivos de vendas:
- Trabalhe com uma agenda, seja física ou digital;
- Atue com deadlines para ganhar ritmo ao desenvolver as tarefas;
- Estabeleça um período fixo semanal para follow-ups com a equipe comercial – momento adequado para oferecer suporte, cobrar e elogiar os bons resultados.
6. Adotar metodologias de vendas que fazem sentido
Metodologias de vendas atuam como boas práticas sobre o que deve ser feito em etapas do processo de vendas como prospecção, qualificação e negociação. Uma metodologia de vendas não é uma fórmula mágica, mas oferecem orientação ao vendedor ao longo de vários estágios. Veja algumas metodologias de vendas que podem ser muito úteis para a rotina comercial de equipes B2B:
- Spin Selling
- Snap Selling
- Sandler Selling
- NEAT Selling
- Challenger Sale
Confira um conteúdo completo sobre o assunto: 5 metodologias de vendas para otimizar o processo comercial.
7. Crie boas práticas de comunicação com o time
A comunicação é uma parte fundamental do trabalho e é importante que as informações sejam transmitidas de maneira clara e precisa. No entanto, é comum que direções, ordens e tarefas não sejam transmitidas corretamente, causando confusão e resultando em erros. Isso pode ser especialmente prejudicial em equipes com muitas tarefas a serem cumpridas em um curto período de tempo. Quando as informações não são claras, os trabalhadores podem ficar confusos sobre o que precisa ser feito e o prazo para conclusão.
Para evitar problemas de comunicação no trabalho, é importante que todas as partes envolvidas se comuniquem de maneira clara e precisa. As informações devem ser transmitidas de uma forma que seja fácil de entender e compreender. Além disso, é importante que todas as partes envolvidas sejam responsáveis por verificar se as informações foram recebidas corretamente e entendidas antes de seguir em frente com a tarefa. Isso pode ajudar a garantir que todas as tarefas sejam realizadas corretamente e no prazo estabelecido.
Boas práticas ajudam a construir uma comunicação dinâmica:
- Comunicação clara e objetiva: As informações devem ser transmitidas de forma clara e objetiva para garantir que todas as partes compreendam o que é esperado delas.
- Comunicação regular: Mantenha uma comunicação regular com as pessoas em sua equipe para garantir que todos estejam alinhados e atualizados.
- Escuta ativa: Preste atenção ao que as pessoas têm a dizer e se esforce para compreender seus pontos de vista. Isso pode ajudar a resolver conflitos e melhorar a colaboração.
- Feedback eficaz: Forneça feedback regular e construtivo para ajudar a melhorar o desempenho de sua equipe e aumentar a motivação.
- Comunicação em vários canais: Utilize diferentes canais de comunicação, como reuniões, e-mails, mensagens instantâneas, para garantir que todos estejam atualizados e conectados.
8. Ter um playbook de vendas atualizado
Não adianta sentar e debater um monte de ações para organizar as rotinas comerciais sem documentar tudo e facilitar o acesso de todo mundo, correto?
Essa é a função do playbook de vendas, um documento que contempla informações referentes aos processos de vendas, incluindo perfil do cliente, jornada de compra, rotinas, indicadores, ferramentas, entre várias outras informações.
Um playbook atualizado será a chave para fechar mais negócios. Por isso, na medida em que as coisas mudarem no processo de vendas, nunca se esqueça de fazer alterações nele!
Aproveite e confira: 5 dicas para criar um playbook de vendas.
9. Investir em capacitação constante para a equipe de vendas
O mercado muda muito rapidamente, e para acompanhar as mudanças e seguir entregando excelentes resultados, a equipe de vendas precisa se manter atualizada. Pensando nisso, aí vão algumas sugestões:
- Realize dinâmicas de grupo;
- Ofereça treinamentos sobre técnicas de vendas, prospecção e qualificação;
- Viabilize treinamentos sobre as soluções da empresa;
- Incentive a realização de cursos online (algumas instituições como o SEBRAE e a Fundação Getúlio Vargas oferecem gratuitamente).
10. Manter o time de vendas conectado ao marketing
Por fim, se as ações de marketing e vendas se manterem distantes, nada será feito. Normalmente os atritos entre as duas áreas acontecem justamente pelo fato de se manterem divididas, com objetivos e parâmetros muito individualizados.
Relação entre vendas e marketing boa = leads qualificados e convertidos com mais facilidade. Isso acontece porque a integração entre as equipes permite o compartilhamento de informações, unificando as estratégias que conduzem às metas e objetivos do negócio.
Fazer essa integração de forma segura e simples, com inúmeros benefícios para a rotina comercial, ficou mais prático com a Atendare. Com nossa solução de CRM de vendas e automação de marketing atuando em conjunto, você simplifica todo o processo de vendas.
Bônus: Realizar reuniões diárias para alinhar as atividades (daily de vendas)
Realizar reuniões diárias são muito importantes para alinhar as atividades dos membros da equipe de vendas, garantindo que todos estejam cientes dos objetivos e tarefas de cada dia. Além disso, as reuniões diárias permitem que os problemas sejam resolvidos rapidamente e que as soluções sejam implementadas de maneira eficiente. A comunicação clara e efetiva é a chave para o sucesso de vendas, e as reuniões diárias ajudam a manter a equipe focada e motivada.
Além de aumentar a eficiência da equipe, as reuniões diárias também ajudam a melhorar a cultura da empresa. Elas criam um ambiente de trabalho colaborativo, onde todos podem compartilhar suas ideias e trabalhar juntos para atingir metas comuns. Isso fortalece o espírito de equipe e ajuda a construir relacionamentos mais sólidos entre os membros da equipe. A realização de reuniões diárias é, portanto, fundamental para o sucesso de vendas e para a construção de uma cultura de trabalho saudável e colaborativa.
Como organizar a rotina comercial usando o Atendare
Atendare é uma plataforma de gerenciamento de relacionamento com clientes (CRM) que também ajuda a organizar e otimizar as rotinas comerciais de uma empresa.
Controle de metas: O Atendare permite que as empresas estabeleçam e acompanhem as metas de vendas e de atendimento ao cliente de forma eficiente. Isso permite que as equipes saibam exatamente o que precisam alcançar e como alcançá-lo.
Calendário de atividades: O Atendare fornece um calendário de atividades para que as empresas possam organizar e acompanhar as tarefas diárias, semanais e mensais. Isso garante que nenhuma tarefa importante seja esquecida e que tudo esteja sendo feito no prazo.
Sistema CRM: O Atendare é um sistema CRM completo que permite que as empresas gerenciem e acompanhem as interações com clientes. Isso inclui o registro de contatos, o acompanhamento de oportunidades de vendas e o suporte pós-venda. O sistema também permite que as empresas personalizem suas estratégias de atendimento ao cliente para aumentar a satisfação e a lealdade dos clientes.
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